¿Qué es feedback y cómo aplicarlo? [12 pasos para dar un feedback constructivo]

El feedback es la clave para fomentar una mejor comunicación y desempeño en cualquier equipo de trabajo. A través de esta herramienta tan poderosa podemos lograr una mayor productividad, aprender algo nuevo, reconocer y motivar para alcanzar el éxito.

Esto hace que el feedback se convierta en un componente indispensable para expandir nuestro talento, ya que nos abre puertas para un desarrollo personal y profesional y al mismo tiempo nos ayuda a mejorar las relaciones con los demás.

Ten en cuenta que si quieres crecer, avanzar y desplegar todo tu potencial, tu empresa, negocio o emprendimiento tiene que tener la cultura del feedback presente.

Pero, ¿qué es el Feedback?

Teniendo como base esta breve introducción sobre que es feedback, que en español significa retroalimentación, podemos considerarlo como una reacción, respuesta o crítica de un asunto determinado ya acontecido, que nos da un retorno permitiéndonos mejorar el desarrollo de un proceso personal o de un equipo de trabajo.

Otra manera de entender el feedback es conociendo cuáles son los beneficios de entregar retroalimentación. ¡Sigue leyendo este post para entender más y descubrir los 12 pasos para dar un feedback constructivo de éxito!

Ventajas de dar y recibir feedbacks

• Apertura al diálogo constante, haciendo hincapié en la confianza y en el trabajo en equipo.

• Genera empatía evitando que se acumulen inconformidades o malestares en el día a día.

• Fortalece la motivación del equipo, ya que es una fuente de aprendizaje, y genera un avance rápido en el desempeño.

• Sentimiento de pertenencia, generando una mayor retención de profesionales talentosos.

• Centra los objetivos y metas que definen al equipo de trabajo.

Para construir la cultura de feedback dentro de tu negocio es importante que cuentes con líderes divididos por área o sector, ya que son ellos los responsables de llevar a cabo esta práctica.

Feedback positivo y negativo

En determinadas situaciones, es probable que cuando queremos hacerle una recomendación o sugerencia a algún compañero de trabajo, y por más que tengamos una buena intención, el receptor puede interpretarla de otra manera. ¿Ya te ha pasado esto?

Para que esto no te suceda, es importante prever cómo la otra persona lo va a tomar, teniendo en cuenta la diferencia entre el que es feedback positivo y el que es feedback negativo. ¡Veamos!

Por un lado, se encuentra el positivo, cuyo objetivo es reconocer una conducta y reforzar esa actitud, lo que hará que la motivación aumente. Por otro lado, aparece el negativo que está relacionado con los aspectos que se deben corregir o mejorar de un determinado comportamiento, reorientando al colaborador a realizar cambios. Dándole las herramientas necesarias para lidiar con el feedback negativo.

Sin embargo, la manera de enfocar la conversación hacia un punto positivo o hacia un punto negativo, marcará la diferencia sobre cómo puede reaccionar el receptor.

Pero debes considerar que, más allá de lo que uno quiera comunicar, siempre tendrás a tu alcance la posibilidad de dar una retroalimentación que sea constructivo, es decir, que le aporte valor a ambas partes, potencializando y permitiendo llegar a lo más alto en el desempeño.

Por tal motivo, he separado para ti 12 pasos que las buenas prácticas de un feedback deben tener. ¡Échale un vistazo y aplícalos ahora!

12 pasos para dar un feedback constructivo de éxito

1. Preparar para luego conversar

Tomarse un tiempo con anticipación para pensar y reflexionar cuidadosamente sobre lo que se pretende conversar y hacer una planificación de los aspectos positivos y temas que serán desarrollados, así como los factores más importantes en los cuales se centrará la conversación.

2. Observar como punto de partida

Una de las mejores formas de obtener evidencias para dar un feedback es por medio de la observación, la cual debe ser realizada de manera continua.

Apunta los hechos y situaciones sobre los que quieres hablar, ya que observar es saber seleccionar aquello que vamos a analizar.

Ten en cuenta que la observación debe ser descriptiva, evitando cualquier tipo de opinión subjetiva sobre la persona. Por eso céntrate en los hechos y no en la persona.

3. Crear un ambiente de confianza y apoyo

La conversación debe darse en un ambiente confidencial y sin distracciones e interrupciones de terceros, ya que el local es importante para que las personas encuentren un espacio de apertura y se establezca una confianza mutua. 

Es importante hacerle saber al otro tu disposición para escuchar, ya que la escucha activa ayuda mucho a comprender y evaluar posibilidades de apoyo.

¡No te pierdas el bonus al final del post!

4. Encontrar el momento oportuno

No existe un momento ideal para hacerlo. Pero lo que sí importa es que el feedback sea dado en el momento justo para que no pierda su validez ni su importancia.

Este es un espacio de apoyo, donde el interlocutor siente que su trabajo es visto y es valorado como tal, potenciando sus fortalezas y mejorando sus puntos débiles. Por lo tanto, mantener una frecuencia constante durante todo el año evita prolongar la permanencia de determinados problemas y aumenta el buen desempeño del equipo.

5. Evaluar con datos concretos

Describe situaciones específicas que ejemplifiquen el problema, mostrando datos y hechos para una mayor comprensión. Sé preciso y da mensajes claros, evitando palabras confusas que puedan llevar a varias interpretaciones.

Céntrate en hechos concretos y no en interpretaciones. Por eso es importante en este punto citar indicadores de desempeño que puedan dilucidar los puntos en los cuales tu equipo está teniendo mayores dificultades.

6. Establecer un plan de acción

Este es un paso esencial, ya que deben establecerse las metas y expectativas de desempeño de acuerdo con el potencial de desarrollo de la persona, y realizar el seguimiento adecuado para poder alcanzarlas.

Asegúrate de que las metas estén alineadas a los objetivos estratégicos de la empresa. Así, los colaboradores adquieren un sentido de pertenencia al ver que su trabajo realiza un aporte al éxito del negocio.

7. Reconocer los aciertos

Los cambios y mejoras muchas veces no son vistos por el propio trabajador, por lo tanto, tienes que hacerle saber que lo notaste, dándole tu reconocimiento y valoración, ya que seguramente le ayudará a romper barreras mentales y a evolucionar alcanzando un mayor rendimiento.

8. Ofrecer un feedback 360º 

Normalmente se suele ver al feedback verticalizado desde los cargos de gerencia hacia los trabajadores, pero, en este escenario, es muy importante que exista una bidireccionalidad, es decir: el diálogo tiene que ser de ida y vuelta. Pero esto no impide que la empresa ofrezca otras formas de entregar feedback que pueden ser igual de positivas. 

Para que el feedback tenga impacto en la cultura de la empresa, es importante colocar a disposición canales para promover una evaluación que lleve en consideración la opinión de líderes, jefes, colegas, subordinados e incluso una autoevaluación.

Lo ideal es que existan canales o momentos donde el trabajador se sienta libre para conversar en la dirección que mejor se complemente con su necesidad actual.

9. Fomentar el cambio para mejorar

Este paso toca uno de los objetivos principales de la retroalimentación: elevar el potencial del talento humano, generar un aprendizaje y establecer una evolución continua.

Para ello, la búsqueda debe centrarse en las habilidades y competencias de la misma área y también de otras áreas donde el colaborador nunca haya trabajado, promoviendo una salida de la zona de confort y encontrando allí una nueva oportunidad de éxito.

10. Plantear escenarios superadores

La entrega constructiva del feedback siempre tiene que darse hacia adelante. Esto quiere decir que se debe especificar el problema y su impacto pero rápidamente plantear soluciones hacia el futuro.

Céntrate en las soluciones no en los problemas. Usa tu creatividad y propone alternativas para superar el problema; permite que ambas partes se retroalimenten para crear un resultado eficaz y de mayor impacto. Haz los acuerdos necesarios para encaminar de inmediato lo que se decida y, por último, monitorea los resultados junto a la otra persona.

11. Dar continuidad y seguimiento

Ya entrando en la fase final de la entrega, es importante establecer un monitoreo y seguimiento del plan de acción establecido y de la evaluación de desempeño. De esta manera se materializará todo lo abordado, motivando a ambas partes, aumentando la productividad y sacándole mayor provecho a los próximos encuentros.

12. Agradecer

Si has aplicado los pasos anteriores, seguramente ambos se sentirán agradecidos por el momento compartido donde la construcción y el fortalecimiento de vínculos forjaron una transformación y enriquecimiento mutuo. 

Bonus: Feedback en el teletrabajo

Si ya has dado retroalimentación de manera presencial, tal vez te estés preguntando: ¿es posible dar feedbacks trabajando desde casa? ¿Puedo motivar a mis compañeros de manera online?

En la modalidad de trabajo remoto o teletrabajo la comunicación constante es esencial para mantener en alza la motivación personal y profesional. Por tal motivo, el feedback online se vuelve indispensable en la cultura de cualquier empresa.

Utiliza esta herramienta para estar presente y acortar las distancias generando empatía en el teletrabajo con tus colaboradores.

Los pasos son los mismos, solo debes superar la barrera de lo presencial y recurrir a las videollamadas, ya que es la herramienta de mayor aceptación y de mejor entrega, evitando entregar feedbacks por email o vía chat. 

Mantén una constancia constructiva solicitando feedbacks para que ambas partes puedan continuar avanzando en sus carreras.

Conclusión

Ahora que ya sabes que significa feedback, como dar y recibir feedback, cómo aplicarlo y su importancia como proceso esencial en cualquier organización. Recuerda que utilizando esta técnica estarás evitando la repetición constante de comportamientos y resultados no satisfactorios en el trabajo, para darle lugar a oportunidades de mejoras, de aprendizaje, de crecimiento y de aciertos, mes a mes.

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