Descubre qué es un workshop y cómo organizar un evento exitoso

Una de las mejores opciones para quienes desean emprender es compartir sus conocimientos con los demás. Hay varias formas de hacer esto, como cursos, capacitación, conferencias, talleres y workshops.

Con un enfoque más práctico y de corto plazo, los workshops están conquistando el mercado profesional y son una excelente alternativa para aquellos que desean obtener ingresos adicionales y aún atraer a su público.

Si este es tu caso, pero aún tienes dudas sobre cómo organizar y promover este evento, sigue leyendo este artículo. Vamos a explicar qué es un workshop, sus características y lo que se necesita para hacer uno.

¿Lo vemos?

¿Qué es un workshop?

Un workshop es un tipo de evento que reúne a personas interesadas en aprender más sobre un tema determinado. Es una especie de capacitación para el desarrollo de habilidades específicas a través de actividades prácticas.

Los workshops generalmente son presentados por uno o más mediadores/instructores, quienes son responsables de orientar a los participantes y guiar las discusiones, y su duración no suele ser larga, ya que el enfoque está en la productividad de los participantes.

En este sentido, el público participa activamente en el evento, ya sea en discusiones sobre casos prácticos o en otras actividades.

Finalmente, cada sesión de un taller generalmente presenta una breve presentación del tema, seguida de una discusión grupal y de las actividades prácticas.

¿Por qué es un buen negocio realizar un workshop?

Ahora que ya has entendido qué es un workshop, puede que te estés preguntando si realmente vale la pena organizarlo. Al fin y al cabo, debe de suponer mucho trabajo, ¿verdad?

La verdad es que producir tal evento no es tan difícil como parece, y aun así, sus ventajas superan cualquier desafío.

Las personas quieren mejorar y aprender cosas nuevas. No en vano, el mercado de cursos y especializaciones crece tanto en todo el mundo. Es decir, esto representa un gran contingente de clientes potenciales para tus productos y servicios.

Y eso no es todo. Cuando haces un workshop, te posicionas como autoridad sobre un tema. Al fin y al cabo, si has logrado organizar tal evento, sabes de lo que estás hablando y el público puede confiar en ti.

Y, por supuesto, no debemos olvidarnos del espacio de difusión y prospección de clientes potenciales que ofrecen los workshops.

¿Te imaginas poder enseñar al público cómo resolver un problema y presentar las soluciones que ofrece tu negocio? Ciertamente, los participantes estarán más dispuestos a hacer negocios contigo ahora que saben de lo que es capaz tu producto.

¿Cuál es la diferencia entre un workshop y un curso?

Después de leer la definición que dimos anteriormente, es posible que tengas dudas sobre la diferencia entre un curso y un workshop. ¿Serán lo mismo?

No exactamente…

Un curso y un workshop son dos formas diferentes de impartir conocimiento a otras personas. Y la diferencia más aparente está en la duración de ambos formatos.

Mientras un workshop se lleva a cabo, la mayoría de las veces, en solo un día o dos, un curso puede durar varias semanas o meses en completarse.

Debido a que son más cortos, la estructura de un workshop es más objetiva y se centra en el aprendizaje práctico. En un curso, por otro lado, el mayor tiempo también permite abordar cuestiones teóricas.

La estructura de ambos también es diferente. En un curso, los temas se dividen en varias asignaturas, cada una impartida por un profesional diferente y aborda diferentes aspectos del tema del curso.

Un workshop, por otro lado, se considera para hacerse de forma más objetiva y práctica. La mayoría de las veces, un solo especialista ministra el evento y se anima a los participantes a realizar actividades prácticas.

Por ejemplo, un workshop sobre marketing digital puede comenzar con una explicación más técnica del tema, seguida de una discusión entre los participantes. Luego, todos se dividen en grupos y realizan alguna tarea, en la que ponen en práctica todo lo que han aprendido, y termina con un análisis de los resultados logrados.

De cualquier manera, los cursos y workshops son excelentes para impartir conocimiento y para capacitar a las personas.

¿Cómo hacer un workshop?

Después de leer todas estas informaciones, has decidido realizar un workshop para compartir tus conocimientos con las personas. Pero ahora viene la gran pregunta: ¿por dónde empezar?

Muchos emprendedores están ansiosos por crear eventos de este tipo, pero no saben cómo organizarlos o qué se necesita para tener éxito.

Al pensar en eso, hicimos un tutorial con todos los pasos necesarios para sacar tu workshop del papel. ¡Fíjate!

1. Elige el tema

El primer paso que debes tomar al planificar tu workshop es elegir el tema del evento. Solo después de definir el tema que vas a tratar, podrás resolver los próximos detalles.

El primer consejo es elegir un tema que domines. Hablar de un tema que no conozcas lo bastante puede hacerte más propenso a errores, lo que perjudica tu imagen con el cliente. Además de ponerte más ansioso y nervioso al hablar en público.

Y aunque seas un experto en el tema, busca siempre aprender más sobre él. Busca casos exitosos en Internet, habla con profesionales del área e invierte en materiales de apoyo, como libros, gráficos, vídeos e imágenes. Así, enriqueces tu contenido y entregas más valor a los participantes.

Finalmente, el tema también debe ser relevante para tu público objetivo, despertar el interés de las personas y ser innovador. Intenta ofrecer algo de valor a las personas que se inscriban para el evento. En esos momentos, pensar fuera de la caja ayuda.

2. Conoce a tu público objetivo

Si el tema de tu workshop necesita ser relevante para el público, es lógico imaginar que conocer a esta audiencia es esencial durante la planificación.

Por lo tanto, asegúrate de construir a tu buyer persona para comprender cuáles son los problemas que enfrenta el público y cómo tu evento puede ayudarlos.

Además, conocer al público meta ayuda a definir detalles importantes como el tono de voz, la estructura del evento, el tipo de material didáctico, las actividades prácticas, entre otros.

3. Define lugar, fecha y hora

Después de definir el tema e investigarlo, es hora de definir cuándo y dónde se llevará a cabo tu workshop.

Al elegir el lugar, ten en cuenta algunos detalles, como el tamaño estimado del público y el tipo de estructura física que se necesitará durante el evento.

Busca un ambiente agradable que favorezca el aprendizaje y la interacción con los participantes.

4. Define la estructura del evento.

Otro detalle que debes tener en cuenta es la estructura de tu evento y cuánto tiempo llevará. No existe una regla exacta al respecto, ya que depende del segmento y la propuesta del workshop.

Pero ten en cuenta que, de promedio, la duración de un workshop está alrededor de entre 6 y 8 horas, con descansos para la merienda y el almuerzo, además de períodos de interacción y networking entre los participantes.

En general, un workshop se puede dividir en algunos momentos, como:

• Apertura inicial, con una breve presentación de los mediadores;
• Explicación del contenido propuesto;
• Descanso para el almuerzo o pausa para el café;
• Actividades prácticas y espacio para la interacción entre los participantes;
• Pausa para el café;
• Análisis de los resultados alcanzados por los participantes y finalización del evento.

5. Reúne los materiales y equipos necesarios.

Después de definir la estructura del workshop, estructura y consigue los equipos y materiales que se necesitarán.

Esto incluye desde equipos electrónicos, como altavoces, micrófonos, proyectores, pantallas y ordenadores hasta materiales didácticos y para anotaciones.

Prepara todo con mucha antelación para que nada te pille desprevenido. Y, por supuesto, prueba todos los equipos antes para que haya tiempo de reemplazar lo que no funcione.

6. Promociona tu workshop

En cuanto lo hayas organizado todo, es el momento de publicitar tu evento. Para que todo salga bien, empieza la divulgación con al menos un mes de antelación.

Busca en qué canales es más probable que tu público objetivo interactúe y centra tus acciones en ellos. Puedes crear publicaciones en redes sociales, como Facebook, Instagram o LinkedIn, por ejemplo. O planificar campañas de e-mail marketing.

Al crear los contenidos para la divulgación, intenta transmitir todas las informaciones esenciales a los participantes, como el tema, la fecha, la hora, el lugar, quiénes serán los mediadores y/o invitados, además de la duración estimada.

7. Recibe bien a los participantes el día del evento.

¡Ha llegado el gran día! Todo está listo para tu workshop y los participantes están casi llegando.

Trata de dar la bienvenida al público en el evento, guiando a las personas sobre la agenda de actividades y hacia dónde deben ir. Guía también al equipo que se encargará de registrar a los participantes.

¡Y no te olvides de vigilar el reloj! Respeta los horarios programados para el comienzo y el final de cada actividad. De esta manera, evitas errores y problemas que pueden perjudicar el evento.

8. No te olvides del post evento

No pienses que el trabajo ha terminado después de que se vaya el último participante. De hecho, solo está apenas empezando.

El post evento es tan importante como el evento en sí, ya que aquí es dónde debes trabajar para continuar involucrando a los participantes.

Poco después del final del workshop, envía un correo electrónico agradeciéndoles la presencia de todos los que asistieron. Informa también en cuánto tiempo estará disponible el certificado de participación.

Si has grabado el contenido del workshop, también es una idea interesante ofrecerlo a los participantes. O incluso para aquellas personas que no pudieron asistirlo.

Solo no te olvides de condicionar el acceso al vídeo a un registro en una landing page. De esa manera, generas algunos leads más para tu negocio.

¿Qué tal producir un workshop online?

¿Ya has podido ver que organizar un workshop de calidad no es algo tan difícil? Con mucha planificación y siguiendo estrictamente los pasos que enumeramos en este artículo, puedes estar seguro de que tu evento funcionará.

¿Pero sabías que hay otro modelo de workshop tan o más eficiente que un evento presencial?

Los workshops online son la nueva tendencia entre los emprendedores digitales. Y hay muchas ventajas en producir este tipo de evento. Además de ser mucho más fácil y económico de organizar, es aún más cómodo para el público, que no necesita trasladarse.

Si quieres saber más al respecto, consulta nuestra guía con todo lo que necesitas para crear un workshop exitoso online.