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Descubra como emitir nota fiscal eletrônica e os 9 principais erros para evitar

Entenda o que deve ser feito para evitar alguns dos problemas mais comuns!

Como emitir nota fiscal eletrônica - notebook com uma nota fiscal eletrônica saindo da tela e dois X dentro de uma bola vermelha, remetendo aos erros mais comuns.

Se você é um microempreendedor ou um prestador de serviços, deve aprender como emitir nota fiscal eletrônica, pois ela facilita as transações realizadas via internet. A emissão de notas fiscais é obrigatória para quem realiza qualquer venda ou presta algum serviço.

Esse documento assegura que o empreendedor esteja trabalhando de forma legal e recolhendo os seus tributos. Ao mesmo tempo, o cliente também tem garantias perante a compra ou prestação de serviço.

A ideia de emitir uma nota fiscal eletrônica pode parecer muito complexa, mas seguindo algumas dicas e cuidados será possível vender produtos dentro da lei. Confira qual a importância desse documento para o seu negócio, como emiti-lo e quais são os erros mais comuns!

Emitindo notas fiscais dentro da lei

Para começar, devemos explicar o que é uma Nota Fiscal de Serviço (NFS). A nota fiscal é um documento emitido por empresas, microempreendedores e prestadores de serviços no município cujo CNPJ da marca está sediada.

As notas fiscais reúnem informações referentes a quem está prestando um serviço ou vendendo um produto. São inseridos os dados do cliente, a descrição e o valor do serviço para que possa ser realizado o lançamento de impostos.

As notas fiscais podem ser físicas ou eletrônicas e precisam seguir um padrão para que não incidam multas de órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal.

Entendendo a importância da nota fiscal eletrônica

A importância de emitir notas fiscais eletrônicas vai além de estar por dentro da lei. Ao não emiti-las, o empreendedor mostra para o cliente que não está levando o seu negócio com seriedade. Além disso, a nota fiscal também auxilia na verificação de créditos e na captação de recursos para a abertura de uma conta jurídica no banco, por exemplo.

Esse documento em seu formato eletrônico facilita a troca de informações com órgãos fiscalizadores e quem mais precisar desse tipo de informação.

Com a ajuda de alguma plataforma ou sistema de gerenciamento de notas fiscais, você também poderá organizar e planejar ações futuras e manter dados atualizados sem precisar buscar notas fiscais antigas em gavetas ou caixas de papéis.

Aprenda a gerar uma nota fiscal eletrônica

Para emitir uma nota fiscal eletrônica dentro da lei, é preciso seguir algumas regras. Essa modalidade surgiu como uma opção eficaz para a fiscalização do governo, e emissão e manuseio pelas empresas, modernizando e agrupando os bancos de dados.

Alguns empreendedores ficam inseguros nesse processo, mas com as informações certas, é possível simplificar essa emissão.

Veja o passo a passo e os requisitos necessários.

Identifique o seu regime de tributação

Para realizar transações online, você deve ter uma boa organização financeira e saber quais são os limites e obrigações do regime de tributação no qual está inserido. Ao abrir um negócio, sugere-se buscar ajuda especializada de um contador, que poderá auxiliá-lo na modalidade mais adequada para o seu caso.

Essa escolha vai impactar diretamente a forma de gerar nota fiscal eletrônica. Para o Microempreendedor Individual (MEI), por exemplo, o faturamento anual deve ser de até 81 mil reais e a obrigação da emissão de nota fiscal eletrônica é apenas quando há alguma venda para pessoa jurídica.

Se o seu faturamento é maior, a sua marca pode ser enquadrada como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP). No primeiro caso, o limite de faturamento é de até 360 mil reais anuais e de 4,8 milhões no segundo caso.

Como esses modelos têm um regime compartilhado de arrecadação, as empresas precisam emitir notas fiscais para todas as vendas realizadas a fim de justificar todos os recebimentos e pagar os impostos devidos.

Faça o credenciamento do seu CNPJ na SEFAZ

A Secretaria da Fazenda de cada estado é responsável por reconhecer o CNPJ da sua empresa e credenciá-lo para emitir notas fiscais eletrônicas. Nesse caso, a forma de credenciamento pode mudar de estado para estado, assim como o regime de tributação.

Em alguns casos, ao acessar o certificado digital, essa validação pode ser feita de forma automática, mas em outros, é preciso pedir a liberação no portal da Secretaria da Fazenda do seu estado.

Entenda o tipo de NF-e que é preciso emitir

Hoje, existem 3 tipos de notas fiscais eletrônicas em vigor no Brasil. Assim, é preciso entender qual a função de cada uma para emiti-las com a finalidade correta. A nota fiscal de produto (NF-e) é utilizada para a venda de produtos e é gerada na Sefaz de cada estado.

Já a nota fiscal de serviço (NFS-e) é emitida para a comprovação da prestação de serviços, seja no ambiente online, seja no offline.

Por isso, se você é produtor digital ou afiliado e presta o seu serviço para outra pessoa, esse é o tipo de nota a ser emitida. Nesse caso, o vínculo da nota se dá com a prefeitura da cidade em que o serviço foi prestado.

A última modalidade é a nota fiscal de consumidor (NFC-e), que vem substituindo o cupom fiscal que antes era emitido junto ao produto na hora da compra. A NFC-e é emitida pela Sefaz e surgiu como alternativa para a diminuição de uso de papel.

Obtenha um certificado digital

Para emitir uma NF-e, será preciso utilizar um certificado digital. O certificado é a assinatura digital de uma empresa e é ele que garante que o documento emitido foi autorizado pelo CNPJ do seu negócio, evitando que outras pessoas forneçam documentos em seu nome e envolva o seu CNPJ em operações fraudulentas.

O certificado deve ser emitido por autoridade certificadora credenciada ao ICP-BR e, atualmente, existem duas opções: A1 e A3. Por isso, antes de adquirir, pesquise mais sobre esse assunto e verifique qual é o mais adequado à sua necessidade.

Utilize um software para emissão e gestão de NF-e

Antes de começar a emitir notas fiscais eletrônicas, busque um software que possa auxiliar a emissão, gestão e organização das notas fiscais. Esse tipo de serviço ajuda na desburocratização e auxilia no controle financeiro do seu negócio.

Existem inúmeros sistemas que oferecem esse serviço e a grande vantagem é que eles disponibilizam recursos, como gerar notas baseadas em notas anteriores, salvam informações para utilizar em novas notas e calculam automaticamente o valor das tributações a serem pagas.

Preencha corretamente os campos da nota

Se você utiliza algum software, alguns campos já podem vir preenchidos automaticamente, como o número da NF-e e a data de emissão. De qualquer forma, é preciso verificar todos os dados de preenchimento obrigatório antes de enviar a nota fiscal ao órgão fiscalizador.

Dados de cadastro

Inicialmente, devem ser preenchidos os dados do emitente, como o CNPJ, a razão social, o endereço e a inscrição estadual ou municipal.

Depois, é hora de colocar os dados do destinatário, no caso o cliente para quem você vendeu o produto ou prestou algum serviço. Assim, será necessário colocar o CNPJ e a razão social, caso seja pessoa jurídica, ou o CPF e o nome completo, no caso de pessoa física, além do endereço completo.

Dados do produto

É preciso ainda identificar quais foram os produtos ou serviços prestados detalhadamente. Assim, constará o nome ou identificação completa do produto, tipo, quantidade, preço do valor unitário, valor total e forma de pagamento.

Além dessas informações, algumas relativas aos códigos de identificação precisarão ser acrescentadas.

Códigos necessários

O código fiscal de operações e prestações (CFOP) é um número que identifica se a NF-e será emitida para venda, transferência, devolução ou se ela é uma venda para dentro ou para fora do estado.

Outro código necessário é o da identificação do produto para a correta dedução de impostos. É preciso verificar uma lista que, normalmente, fica disponibilizada no site da Sefaz.

Há ainda a necessidade de colocação da NCM e do CEST. A Nomenclatura Comum do Mercosul é uma numeração de 8 dígitos que tem como função identificar mercadorias do Brasil e de outros países.

Já o Código Especificador de Operação Tributária tem o objetivo de uniformizar produtos sujeitos ao regime de substituição tributária. O NCM deve constar nas notas de todos os produtos e o CEST precisa constar apenas naqueles em que é possível realizar a substituição tributária.

Para realizar essas identificações de forma correta, procure um contador ou um especialista da área para não incorrer em nenhum crime ou sonegação tributária.

9 erros mais comuns no processo de emissão de NFe

É comum que notas fiscais eletrônicas sejam submetidas à Secretaria de Fazenda e não sejam aprovadas. O envio incorreto pode gerar multas para o negócio. Por isso, a melhor forma é conhecer os principais erros e aprender como evitá-los. Confira!

1. Erro de Certificado Digital inexistente

O certificado digital — identidade eletrônica para pessoas ou marcas que equivale a um CPF ou CNPJ no mundo virtual — precisa estar ativo para validar os seus registros. O “Erro 90” ocorre quando há a inexistência de um certificado ou há algum problema com o cadastro.

Confirme, primeiramente, se a data de validade não está expirada. Se estiver, será preciso entrar em contato com uma Autoridade Certificadora credenciada no padrão ICP-Brasil, somente ela poderá reativar o certificado. Caso o problema não seja esse, tente reinstalar o certificado e conferir as conexões com a internet.

2. Erro de rejeição de NF-e

A rejeição ou o “Erro 508” ocorre quando há algum problema com o CNPJ informado. Pode ser que o CNPJ cadastrado seja nulo ou seja válido apenas para transações no exterior. Assim, é preciso corrigir esse campo para que a NF-e seja criada e validada.

3. Confundir os tipos de nota fiscal

A nota fiscal eletrônica (NF-e) não deve ser confundida com a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e). A NF-e é para venda de produtos e segue as regras da SEFAZ. Já a NFS-e é utilizada para venda de serviços e segue as regras do município.

4. Pensar que DANFE é Nota Fiscal eletrônica

Confundir esses dois documentos é muito comum para empreendedores iniciantes. O DANFE é o Documento Auxiliar que acompanha a mercadoria desde o trajeto até o recebedor, porém, sem validade jurídica.

A nota fiscal eletrônica é um documento digital e valida as operações de transações do Brasil. Ela nasceu para substituir a nota fiscal de papel, e o que garante sua veracidade é a chave de números da nota.

O código é composto por 44 dígitos e possibilita a consulta e o download do XML da NF-e. O XML ou Extensible Markup Language é a versão digital e corresponde ao padrão nacional exigido pelos órgãos fiscalizadores, pois as notas fiscais precisam respeitar um padrão de dados contidos. Esse arquivo precisa ser armazenado por, no mínimo, 5 anos.

Mesmo sendo documentos diferentes, é preciso que a NF-e e a DANFE contenham os mesmos dados e valores, caso contrário as multas podem chegar a 100% do valor da compra.

5. Agrupar todas as vendas de um mês em uma única nota fiscal

Há gestores que acreditam que é possível agrupar todas as vendas de um período em uma única nota fiscal, mas saiba que isso não é verdade. Cada venda precisa ter uma nota fiscal única, independentemente do valor da transação.

A nota fiscal eletrônica também deve ser gerada a cada compra para garantir que o cliente tenha direito sobre essa transação. Ao gerar notas avulsas, se você tiver qualquer problema com uma compra específica, é possível cancelar somente aquela NF-e em questão.

6. Esquecer de corrigir erros na NF-e

Ao cometer algum erro na elaboração da NF-e, é preciso corrigi-lo imediatamente. Mesmo equívocos menores como erros de digitação e outras inconsistências podem levar sua marca a ser autuada com altas multas.

A parte boa é que ao cometer um erro, é possível requisitar retificações dentro de certos prazos. Por exemplo, nos casos de erros de digitação, cálculos fiscais ou desistência da compra, é possível cancelar a NF-e no prazo máximo de 24 horas.

No caso de correção ocorrida na emissão, desde que não seja sobre o valor do imposto, na data de emissão, data de saída ou mudança dos dados cadastrais, é possível retificá-la em até 30 dias.

É importante ressaltar que na falta de alguma informação dos campos obrigatórios, a autorização da nota fiscal não será efetuada.

7. Achar que a plataforma de produtos digitais emite a nota fiscal aos compradores

Esse é um erro comum cometido pelos empreendedores digitais.

No caso da Hotmart, por exemplo, o produtor deve obrigatoriamente emitir a Nota Fiscal para seus compradores no valor total da venda.

A Hotmart emite ao vendedor as Notas Fiscais sobre as comissões retidas por ela, enquanto o afiliado emite um recibo gerado automaticamente na conta Hotmart sobre cada comissão recebida.

8. Emitir nota fiscal eletrônica deduzindo percentuais

É comum que produtores digitais deduzam percentuais do afiliado, coprodutor ou do meio de pagamento que utilizam. Essas situações estão incorretas e podem gerar prejuízo no momento da fiscalização.

Qualquer uma das situações é totalmente incorreta e pode trazer grandes prejuízos para o seu negócio em caso de fiscalização.

Por exemplo, se você é produtor e possui um coprodutor, vende com ajuda de afiliados e utiliza plataformas para receber, haverá custos para esses parceiros e é um erro retirar esses valores da nota fiscal.

Se você vende um produto por R$ 100,00, por exemplo, o valor da nota fiscal deve ser exatamente esse, mesmo que no fim das operações você fique com apenas R$ 50,00 da venda. Essa situação também faz com que você repense o valor dos produtos e do percentual de ganho de cada pessoa envolvida nesse processo.

9. Armazenar as NF-e de modo errado

É obrigação das marcas organizarem e armazenarem as notas fiscais de forma que a fiscalização possa acessar os dados, quando necessário. A norma está contida na legislação tributária (artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional).

Hoje, há vários softwares que auxiliam no armazenamento e na organização das notas fiscais, garantindo que os documentos estejam sempre disponíveis para você e para os órgãos fiscalizadores.

Por dentro da burocracia

Antes de emitir as notas fiscais eletrônicas de um negócio online, é importante revisar, prestar atenção às informações e, se for necessário, procurar profissionais da área para um melhor assessoramento.

Uma vez transmitida à Secretaria da Fazenda, retificar a nota fiscal será difícil, precisando enviar uma Carta de Correção Eletrônica. Mesmo assim, não é garantido que o campo desejado seja alterado.

É inegável que a legislação tributária do Brasil possui muita burocracia. Contudo, a melhor forma de estar dentro da lei é conhecendo seus termos e dominando alguns conceitos imprescindíveis de como emitir nota fiscal eletrônica a qualquer empreendedor.

Gostou do nosso conteúdo? Quer aprender mais sobre isso? Então leia nosso post sobre contabilidade que pode ajudar no seu negócio digital.