Saiba como fazer um relatório de gestão para o seu negócio

Você sabe como fazer um relatório de gestão? Comandar um negócio é um grande desafio, mas está longe de ser uma missão impossível. Afinal, existem técnicas, recursos e estratégias que ajudam o empreendedor a alcançar o sucesso.

Gerenciar finanças, funcionários, estoque, marketing e estratégias de vendas, são algumas das muitas responsabilidades de um líder. Pode parecer muito trabalho, mas o relatório gerencial pode tornar tudo mais fácil e seguro.

A premissa é simples, porém alguns gestores não sabem como elaborar um bom relatório de gestão. Se você é um desses profissionais, não se preocupe. Preparamos um passo a passo com tudo o que você precisa fazer. Então continue a leitura!

A importância do relatório de gestão

Mesmo com a economia instável, o brasileiro é persistente no empreendedorismo. Em 2018, duas em cada cinco pessoas, entre 18 e 64 anos, estavam envolvidas com alguma atividade empresarial ou tinham o plano de abrir o próprio negócio.

São 52 milhões de brasileiros e brasileiras à frente de um negócio dos mais variados segmentos. No entanto, deixar o medo de lado e apostar nesse sonho é apenas o primeiro passo. É preciso ser estratégico e trabalhar duro para alcançar a máxima performance.

Nesse contexto, o relatório de gestão serve como um instrumento essencial para o funcionamento de qualquer empreendimento. Ele permite ver com mais precisão a situação do negócio e ajuda a tomar decisões mais seguras e assertivas.

Por meio dele, é possível observar os resultados alcançados e repensar as ações que não estão dando certo. Isso porque ele apresenta as particularidades do negócio e sua performance durante o período avaliado.

Os 6 elementos de um bom relatório de gestão

Você já entendeu a importância desse documento, mas para aprender como fazer um relatório de gestão completo e eficaz, é preciso conhecer melhor os elementos que não podem faltar em sua estrutura.

Dessa forma, como o objetivo deste post é fazer com que você esclareça qualquer dúvida sobre o tema e não enfrente problemas com essa tarefa em seu cotidiano, vamos iniciar pelo básico. Então, conheça a seguir os 6 elementos indispensáveis para um bom relatório!

1. Título

O relatório gerencial nada mais é que um documento em forma de relatório que serve para mensurar o desempenho de seu negócio e auxiliar na tomada de decisão. Por esse motivo, é importante que ele tenha um título.

Logo, como existem relatórios para diversos setores e finalidades, o título o ajudará a identificar o assunto de maneira rápida e eficiente.

2. Contextualização

A contextualização é mais um elemento indispensável e que também permite que o destinatário — você ou outro funcionário — compreenda o que será analisado nas páginas seguintes.

Esse texto precisa ser breve e objetivo, servindo como uma introdução para as métricas, estatísticas e resultados que serão apresentados.

3. Objetivos

Todo relatório de gestão é elaborado por algum motivo. Dessa maneira, não esqueça de inserir os objetivos desse documento e foque no que é realmente importante e útil para seu negócio.

O relatório deve ser um instrumento fácil de ser analisado e ter um objetivo muito claro. Assim, antes mesmo de iniciar o processo, escolha com atenção as informações que serão apresentadas para que elas sejam coerentes com seu objetivo.

4. Resumo

O resumo é um texto para leitura rápida e deve conter os dados mais relevantes do relatório. Assim, você evita que ele tenha que ser lido inteiramente todas as vezes em que o gestor precisa tomar alguma decisão.

Uma sinopse bem elaborada otimiza seu tempo e conduz a decisões mais rápidas e seguras. Afinal, as informações são apresentadas de maneira mais objetiva, como em um mapa mental.

5. Resultados

Por fim, seu relatório de gestão não pode deixar de ter uma área para a apresentação dos resultados.

Nesse item, devemos inserir todas as observações feitas que sejam relevantes, assim como estatísticas, tabelas, gráficos e métricas de desempenho observadas.

6. Conclusão

A conclusão é o desfecho de seu relatório e tem que mostrar suas descobertas — que serão baseadas nos dados apresentados ao longo do documento.

Perceba que não se trata de opiniões pessoais. Com o apoio do Big Data, a conclusão é comprovada em informações reais e atualizadas já coletadas. Por isso, ela é tão valiosa para a administração do negócio.

O passo a passo completo de como fazer um relatório de gestão

Muitos gestores consideram a elaboração de relatórios gerenciais um verdadeiro desafio. A verdade é que esse documento sempre fez parte da administração de um negócio, mas vem ganhando um espaço ainda maior nos últimos anos.

Diante disso, preparamos um passo a passo completo para que você tenha em mãos um instrumento útil e capaz de ajudá-lo a ganhar mais dinheiro, corrigir falhas e aproveitar as oportunidades de mercado. Acompanhe!

Passo 1: Planeje antes de começar

Planejar é a melhor maneira de produzir um documento completo e apto a trazer benefícios para seu negócio. Caso contrário, você poderá perder tempo elaborando um relatório incompleto ou com dados irrelevantes.

Antes de qualquer providência, defina os objetivos e identifique como as informações apresentadas ajudarão o negócio a crescer. Para isso, comece respondendo as questões descritas logo a seguir.

• Para quem o relatório será feito?
• Qual é a finalidade do relatório?
• Quais informações serão coletadas?
• Como os dados podem ajudar na tomada de decisões?

Passo 2: Aposte em ferramentas automatizadas

Eficiência na gestão empresarial é uma meta comum a todo empreendedor. Então que tal investir em ferramentas de gestão automatizadas para criar seu relatório gerencial?

Para isso, existem tecnologias que simplificam essa tarefa, otimizam seu tempo e ainda garantem um resultado muito mais satisfatório.

Nossa primeira sugestão é o Google Data Studio, uma ferramenta de visualização de dados capaz de transformar informações em relatórios de gestão bonitos, intuitivos e simples de serem compreendidos.

A segunda sugestão é o Primavera. Uma plataforma que ajuda a gerenciar projetos e monitorar resultados com muito mais facilidade. Entre suas funções estão integração com outros softwares de gestão, análise de dados e geração de relatórios.

Por fim, não deixe de investir em ferramentas de Business Intelligence (BI). Elas são fundamentais para uma tomada de decisão rápida e segura. Os melhores sistemas fazem a coleta, organização, classificação e análise dos dados, facilitando seu trabalho.

Passo 3: Use uma linguagem clara e objetiva

Se você acha que um relatório gerencial precisa ter termos específicos e uma linguagem complexa, é hora de deixar essa prática de lado.

O ideal é que o documento seja fácil de ser lido e interpretado. Por isso, procure ser claro e apostar em uma linguagem leve e trazer apenas o essencial.

Dessa maneira, não seja prolixo e lembre-se de que a rotina atarefada de um gestor demanda leituras e decisões rápidas. Quanto mais fácil for a interpretação do relatório, mais útil e importante para o negócio ele será.

Passo 4: Conte uma história para engajar a leitura

Em geral, o relatório gerencial é composto por muitos dados e informações. Aliás, esse é um dos motivos que fazem com que muitos gestores o considerem um documento difícil de ser elaborado e entendido.

No entanto, é preciso deixar claro que tudo depende de estratégia durante a escrita. Para que o conteúdo seja atraente e que não desanime o leitor, é interessante contextualizar os fatos com uma história.

Dessa forma, você conseguirá unir exposição e descrição da situação analisada de uma maneira leve e que faça sentido. Isso permite que os resultados sejam compreendidos, gerando engajamento durante a leitura.

Passo 5: Defina as métricas e os KPIs que serão utilizados

Você tem o hábito de utilizar métricas de desempenho e KPIs para gerenciar seu negócio? Caso isso ainda não faça parte de suas estratégias, é interessante avaliar essa técnica.

Na verdade, os KPIs (indicadores-chave de desempenho) são as métricas mais importantes para seu negócio. Normalmente, estão ligados as suas principais metas e, por isso, acabam direcionando bem a elaboração dos relatórios de gestão.

Portanto, escolha quais métricas serão utilizadas, fazendo o levantamento de dados e uma triagem das informações. Afinal, nem tudo deve ser incluído no documento.

Passo 6: Estabeleça um ponto de comparação

Quando desejamos avaliar a performance de estratégias, setores, produtos ou funcionários, é essencial estabelecer um ponto de comparação.

Por isso, esse deve ser seu próximo passo. Escolha o período em que os dados serão coletados e analisados e defina metas ou targets para traçar paralelos.

No caso de utilizar tabelas, monte colunas de maneira que seja fácil visualizar o comparativo. Você pode, por exemplo, colocar uma coluna com as metas e outra com os resultados alcançados. Isso facilita a compreensão da conclusão que será apresentada ao final do documento.

Passo 7: Insira elementos visuais no documento

Conforme mencionamos, o relatório de gestão deve ser claro e de fácil interpretação. Uma boa estratégia é apostar em elementos visuais.

Rotinas puxadas e repletas de obrigações exigem ferramentas e ações dinâmicas. Entregar um documento com centenas de páginas não é nada produtivo, mas o uso de gráficos, mapas mentais e até vídeos durante a apresentação pode melhorar a compreensão das informações.

Passo 8: Faça uma revisão final

Depois de tudo pronto, é hora de fazer uma revisão final minuciosa. Nessa fase, você precisa se esforçar para que o texto final não contenha erros ortográficos, dados incompatíveis e informações inverídicas.

Lembre-se de que isso trará credibilidade ao documento e garantirá que ele seja realmente útil. Ou seja, que cumpra seu papel de facilitar a gestão de seu negócio.

O relatório de gestão é mais fácil do que parece

Aprendeu como fazer um relatório de gestão? Após a leitura deste post, você deve ter chegado à conclusão de que essa não é uma tarefa impossível.

Esse documento é essencial para o funcionamento de qualquer negócio, e  produzi-lo é ser mais fácil do que parece. Por isso, não perca mais tempo e siga as nossas dicas!

Mas antes disso, que tal aprender um pouco mais? Conheça o método GTD e aprenda a executar tarefas com mais foco e eficiência!