O que é um evento híbrido? Como fazer um?

Um evento híbrido é aquele que reúne participantes em um determinado local, mas também proporciona a transmissão por outros canais, como a internet e a televisão. Por essa facilidade em alcançar um número maior de pessoas, tem se tornado cada vez mais popular em diferentes segmentos.

O evento híbrido é uma tendência acelerada pela pandemia do covid-19, que reduziu as aglomerações. Nesse sentido, a internet passou a ser cada vez mais utilizada para a transmissão todo tipo de evento: shows, eventos corporativos, feiras de produtos, jogos de futebol, entre muitos outros.

Para que você entenda melhor o conceito, como organizar o seu evento, os benefícios e como garantir o sucesso da sua experiência híbrida, preparamos este post. Venha conosco!

Índice

O que é um evento híbrido? Quais exigências para um evento ser considerado híbrido? Como fazer evento híbrido? Quais ferramentas são necessárias? Quais são as vantagens do evento híbrido? Como garantir o sucesso do evento?

O que é um evento híbrido?

Se antes de tudo levarmos em conta a definição de dicionário, o termo híbrido se relaciona a união de diferentes elementos em sua composição. Nesse sentido, um evento híbrido é aquele que mescla características de eventos presenciais e virtuais.

Cada evento pode ocorrer de modo ligeiramente diferente, mas, no geral, o principal modelo híbrido é aquele realizado presencialmente com transmissão simultânea na internet e a participação dessas pessoas no ambiente online é encorajada.

Assim, as pessoas que estão assistindo de casa, nos seus dispositivos móveis ou em qualquer outro lugar, podem participar com o envio de perguntas, por exemplo. Desse modo, a empresa que promove esse tipo de evento sinaliza que os dois tipos de audiência são bem-vindas e igualmente valiosas para a estratégia.

Os eventos híbridos podem ser corporativos, como congressos e seminários, mas também relacionados à cultura e aos esportes. Os exemplos, levando em conta as diversas áreas, são:

• shows musicais;
• jogos esportivos. A própria transmissão de uma partida de futebol pela internet e pela televisão, com a torcida presente no estádio, é um exemplo de evento híbrido;
• apresentações teatrais;
• palestras;
• cursos;
• congressos;
• feiras e conferências.

O modelo híbrido insere um novo paradigma de participação por parte das pessoas. Afinal, tradicionalmente a maioria desses eventos sempre foi presencial — e quem não podia comparecer ao local, por diversos motivos, tinha que se resignar com a oportunidade perdida.

Assim, muitas pessoas acabavam perdendo os shows dos seus artistas preferidos, jogos de futebol e palestras de profissionais de várias áreas. Do mesmo modo, perdia-se a oportunidade de fazer networking, fechar parcerias de negócio e fornecedores.

Graças à evolução da tecnologia, que tornou mais fácil a transmissão de qualquer evento, o modelo híbrido surge para democratizar o acesso a essas atrações.

Durante a pandemia de covid-19, muitas empresas adotaram o universo online para manter as suas atividades. Além do trabalho do dia a dia, a realização de eventos empresariais também se tornou possível por esse foco na transmissão pela internet e no trabalho remoto.

Depois que as atividades presenciais foram retomadas, o modelo híbrido se tornou mais presente — todo mundo entendeu que ele facilita o acesso de um número maior de pessoas. Do mesmo modo, é possível contar com a participação virtual das pessoas.

Quando falamos de participação virtual, não estamos mencionando apenas a possibilidade de fazer perguntas, mas também a oportunidade de aproveitar a internet para não perder uma importante reunião corporativa, um congresso ou uma palestra.

Quais exigências para um evento ser considerado híbrido?

É preciso falar daquilo que não é exatamente um evento híbrido. Por exemplo, quando uma empresa disponibiliza um conteúdo gravado depois de um congresso.

Isso porque um “evento híbrido” compreende a transmissão simultânea do evento, tanto para participantes presenciais como para quem está assistindo a distância. Ambos os públicos precisam ter experiências extremamente semelhantes.

É preciso ter em mente as necessidades de equipamentos e tecnologias para garantir uma conexão estável e boa qualidade de áudio e som, entre outros.

Outra questão que deve ser destacada é que as experiências online e presencial devem ter a mesma qualidade. Só assim participantes terão a chance de se engajar com o evento e justificar a realização de experiência híbrida.

VÍDEO: Como fazer eventos online? 5 passos para você criar o seu | Hotmart Tips

Como fazer evento híbrido?

Como vimos anteriormente, de modo geral o evento híbrido se caracteriza por ser um acontecimento que ocorre tanto presencial como virtualmente e de maneira simultânea. Ainda que uma pessoa esteja a vários países de distância, ela pode conferir palestras de qualquer lugar do mundo.

Para que tudo ocorra de modo bem planejado, cada evento híbrido depende de equipamentos e tecnologias que viabilizem o live streaming. Além de uma plataforma de transmissão ao vivo (que pode ser o YouTube ou as redes sociais), também é necessário ter uma equipe de produção profissional.

Agora, mostraremos os passos específicos para organizar um evento híbrido de sucesso, com foco no empreendedorismo.

Escolha a audiência e os objetivos do evento híbrido

Parece óbvio mencionar isso, mas o planejamento inicial é obrigatório é um evento híbrido. Você também dependerá de equipamentos, tecnologias, cronograma e, principalmente, da definição de uma audiência, que pode ser interna, externa ou ambas.

Além disso, também é uma boa ideia conhecer a persona para definir se essa representação da pessoa ideal que você queira atingir prefere ambientes online ou presenciais.

Outro ponto importante é pensar na experiência das pessoas e estabelecer o que exatamente será oferecido a elas em termos de networking e também em relação entre participantes.

Nunca inicie um evento híbrido sem pensar no seu objetivo com aquele acontecimento. O que ele deve trazer de retorno à empresa. Algumas das metas que podem servir para nortear o seu planejamento são:

• aumentar o alcance da audiência;
• facilitar a participação de quem não pode se deslocar até o local. Isso envolve tanto pessoas que não poderão estar ali no dia e também aquelas que tenham alguma dificuldade de locomoção, por exemplo;
• estender o acesso ao conteúdo produzido, como a transmissão para pessoas que estejam em outro país;
• abrir o evento para outras empresas, para fomentar um clima de inovação aberta, conceito no qual até mesmo concorrentes podem colaborar na criação de um projeto em comum;
• educação e treinamento de colaboradores da empresa;
• novas formas de receita.

Planeje o conteúdo e a programação do evento

A segunda parte do planejamento envolve a escolha do conteúdo que será explorado. Esse detalhe é imprescindível para o sucesso evento híbrido e, até por isso, é necessário pensar bem na hora de escolher os palestrantes adequados, os temos a serem debatidos ali e a definição da programação.

Esse planejamento também é necessário para estabelecer a duração de cada painel de debates e garantir que todos os convidados para falar tenham tempo para fazer isso.

Além disso, quando o evento é aberto para a transmissão online, é preciso que os conteúdos abordados pelo evento sejam bem concisos. Isso porque as pessoas que estão assistindo pela internet podem perder facilmente o foco.

Lembre-se de que o evento híbrido só existe para democratizar o acesso dos participantes, tanto os presenciais como os remotos. Por isso, é essencial garantir o engajamento dessas pessoas e incentivá-las a participar. Algumas ideias para essa interação são:

• chat;
• pesquisas;
• enquetes;
• perguntas ao vivo, por áudio;
• gamificação.

Monte uma equipe incrível

Falamos da importância de contar com equipamentos e tecnologia adequadas para dar conta de toda a demanda. Porém, do que adianta ter o melhor maquinário possível se você não tem pessoas que entendam desses equipamentos?

Nesse sentido, a equipe utilizada no evento híbrido é um dos seus aspectos principais. Isso porque você precisará desse pessoal para fazer com que todas as atividades apresentadas ali dialoguem entre si e para garantir uma experiência realmente compartilhada.

Por isso, é essencial que você tenha certeza de que as pessoas designadas tenham as habilidades necessárias, como a facilidade para lidar com tecnologia e soluções digitais diversas. Profissionais multitarefas também são ótimas adições nesse momento.

É importante também escolher um líder para coordenar os trabalhos dessa equipe e alinhar as atividades do universo online e do presencial. Por fim, todos os membros escolhidos devem compartilhar os mesmos objetivos e o propósito do evento, para que decisões impensadas não sejam tomadas de última hora.

Encontre o local certo

Para que o evento seja bem-sucedido, é preciso encontrar um local adequado, que comporte todos os elementos do seu planejamento. É preciso, ainda, que o evento híbrido ocorra em um ambiente capaz de entregar uma experiência imersiva e engajar tanto os participantes presenciais como os remotos.

Por isso, você deve ter certeza de que o espaço escolhido oferece uma infraestrutura tecnológica e espaço que seja capaz de se moldar para atender as necessidades do evento, como a possibilidade de instalar equipamentos de transmissão ao vivo.

O mais comum é que os eventos híbridos sejam transmitidos simultaneamente, mas também é importante checar se o local oferece a estrutura para as transmissões gravadas — que podem exigir um número extra de equipamentos, como câmeras de qualidade para gravar vídeos para a posteridade.

Quais ferramentas são necessárias?

Falamos do espaço, do planejamento, das habilidades e da equipe. Mas e quanto às ferramentas tecnológicas necessárias? É o que iremos conhecer agora.

Além da equipe da própria empresa que promoverá o evento, é importante se certificar de que o acontecimento conte com um time profissional de produção de vídeo. Só esses profissionais conseguirão produzir um conteúdo com som e vídeo adequados para que todo mundo desfrute da experiência.

Assim, entre a mão de obra necessária para promover um evento de alto nível, estão cinegrafistas profissionais e técnicos de som. Já os equipamentos necessários são:

• câmeras de qualidade;
• microfones;
• mesa de som;
• link de internet com conexão estável, para garantir uma boa qualidade de imagem e de som, sem travamentos que atrapalhem a experiência online.

Por se tratar de um evento com grande foco no digital, também é necessário escolher um meio que garanta a transmissão. Nessa linha de pensamento, podemos mencionar os programas necessários:

• software de transmissão ao vivo profissional ou uma plataforma de vídeos que hospede o evento. Como mencionamos anteriormente, também é possível fazer isso em uma rede social, como o Facebook Live, caso a estratégia seja focada nessas mídias;
• programa de videoconferência para a participação de palestrantes (“speakers”) a distância;
• encoder profissional, um aplicativo que consegue converter os dados da videoconferência para o programa da transmissão ao vivo.

Para escolher a melhor opção de software, priorize aqueles que tenham um bom histórico em manter a estabilidade da transmissão, assim como a responsividade — isto é, esse programa funciona bem em qualquer dispositivo?

Por último, caso você não utilize uma plataforma, também é importante saber se o software de transmissão fornece relatórios sobre a audiência que acompanhe o evento híbrido, assim também analisar o seu custo-benefício.

VÍDEO: Como fazer eventos online? – engajamento | Hotmart

Quais são as vantagens do evento híbrido?

Agora que entendemos um pouco mais sobre o conceito de evento híbrido e as formas de colocá-lo em prática, vamos conhecer alguns benefícios específicos desse modelo.

Maior alcance

Organizadores de eventos podem lamentar quando notam que a procura por ingressos para um espetáculo têm uma procura maior do que eles estimavam. Também há uma grande frustração por parte de quem ficou de fora.

Já no evento híbrido, é possível atingir muito mais gente. Com iniciativas pensadas para manter participantes online engajados, também há uma boa chance de manter essas pessoas ligadas até o fim.

Até pessoas que estejam viajando para outros países, ou morem fora do Brasil, podem conferir a transmissão, principalmente quando a empresa investe em atrações interessantes.

Acesso a palestrantes e atrações sem limites geográficos

Do mesmo modo que residentes de outros países podem conferir as transmissão, os próprios palestrantes e as atrações não precisam estar fisicamente presentes no evento.

Imagine, por exemplo, um evento de tecnologia que contasse com a participação de uma pessoa executiva da Apple, mesmo de forma remota. Isso faria com que o nível da experiência híbrida elevasse muito o seu patamar!

Impacto na sustentabilidade

As empresas podem optar por realizar os eventos em locais menores e apostar na transmissão online para atingir um número maior de pessoas.

Isso também tem um efeito positivo para o meio ambiente: menos participantes se deslocando para um mesmo espaço, gerando poluição no tráfego e produzindo lixo do caminho até o local.

Custo-benefício

O custo de produção de um evento híbrido é menor, principalmente quando a empresa organizadora aposta em uma plataforma online com preços justos. Além disso, ela conta com toda a infraestrutura desses profissionais, o que ajuda a abater os custos relacionados à uma produção própria.

Também há outro modo de gastar menos: com as já mencionadas palestras de pessoas que estejam fora do país. Afinal, sua empresa não precisará pagar os altos custos de viagem daquela atração.

Respostas imediatas e alto engajamento

O evento híbrido facilita a coleta de feedback, desde que forneça a possibilidade de que as pessoas avaliem o evento, tanto os participantes online como presenciais. Nem mesmo será preciso esperar que ele termine para agendar uma pesquisa de opinião mais trabalhosa.

Uma boa ideia é realizar a transmissão de modo com que as pessoas possam dar likes, além de mensurar as visualizações, mensagens e o número de pessoas acompanhando o evento em tempo real.

Oportunidades para captar patrocinadores

Um grande número de participantes, tanto presenciais como remotos, significa um número maior de leads e oportunidades para os patrocinadores do evento.

De acordo com um levantamento recente realizado pela AIM Group International, 80% de patrocinadores corporativos têm interesse real em investir em eventos virtuais, desde que sejam bem organizados.

Por isso, um evento bem-sucedido rende dinheiro para empresa por meio dessa parceria. Um modo de fazer isso é oferecer stands virtuais e possibilidades de reuniões com participantes, desde que essas pessoas consintam.

Como garantir o sucesso do evento?

Mostramos todos os passos para criar um evento de alto nível, garantindo uma experiência realmente híbrida. Agora, vamos mostrar os últimos retoques para garantir o sucesso do espetáculo, além dos aspectos técnicos.

Crie uma programação híbrida

Nos eventos híbridos, deve haver um trabalho de criar uma programação para duas audiências distintas, ambas com necessidades específicas de cada formato.

Isso não significa que você deva planejar dois eventos em um, o que demandaria uma quantidade sobrenatural de trabalho. Contudo, é preciso garantir que as audiências online e presencial tenham boas experiências.

Portanto, em outras palavras, é preciso criar uma programação híbrida. Para fazer isso, considere os seguintes cuidados:

• determine quais elementos da programação estarão disponíveis para a audiência presencial e o remota ao mesmo tempo;
• defina como o conteúdo das palestras será produzido e distribuído para as audiências;
• escolha uma plataforma de evento para exibir a parte online. Vai ser em uma opção específica ou nas redes sociais? Não deixe esse decisão para última hora!

Esse planejamento é importante para manter os participantes na transmissão online mesmo quando houver uma pausa no evento presencial. Afinal, com tantas opções de coisas para ver, longos intervalos podem dispersar a audiência e essas pessoas podem nem mesmo voltar.

A empresa pode suprir esse intervalo com vídeos curtos detalhando a trajetória profissional de palestrantes ou das pessoas que sejam as atrações do evento. Enquetes também são interessantes para mantê-los ligados.

A transmissão da liga estadunidense de basquete masculino, a NBA, foi uma pioneira ao oferecer enquetes relacionada aos times nos intervalos dos jogos. Quem conhece essa liga sabe que ocorrem muitas pausas, então eles decidiram criar maneiras de manter os espectadores ligados.

Divulgue o evento por meio das ações de marketing

Com todo o planejamento bem definido, tecnologias escolhidas e uma equipe de alto nível, você só precisa fazer as pessoas saberem que um evento híbrido está em andamento. Só assim será possível atrair o maior número de pessoas possível e comercializar muitos ingressos, caso isso esteja na pauta.

Por isso, é preciso colocar a comunicação e o marketing para trabalhar. É por meio deles que você poderá chamar a atenção para um modelo de evento inovador, que coloca participantes no mesmo alto grau de valorização.

Alinhe o seu marketing digital à produção do evento. Uma possibilidade interessante é colocar essa equipe para soltar pequenos teasers sobre o espetáculo, como dicas sobre o que os participantes remotos poderão fazer no dia.

As campanhas de e-mail marketing e postagens nas redes sociais também devem estar alinhadas com os objetivos do evento híbrido. Essa é até mesmo uma forma de estimular a presença digital da empresa e colocar isso como uma meta a ser assimilada pelo mindset da organização.

Ofereça uma experiência de alto nível para todas as pessoas

Ao final do texto, não poderíamos reforçar a importância de levar os dois formatos de pública em consideração: assim, é preciso oferecer uma experiência de qualidade para todas as pessoas.

Afinal, caso uma empresa ofereça simplesmente uma transmissão online do que ocorre presencialmente, sem pensar em estratégias para engajar as pessoas no online e nem oferecer equipamentos de qualidade para melhorar a transmissão, isso não é um evento híbrido. Apenas uma versão ruim de um evento comum.

Um dos principais problemas envolvendo os eventos híbridos é que as empresas ainda costumam focar toda a atenção no presencial, enquanto o online recebe uma versão de segunda mão do espetáculo.

Embora, como vimos anteriormente, a parte digital envolve muita expertise, equipamentos e tecnologia, é preciso ter tudo isso em mente se você quer realmente oferecer uma experiência verdadeiramente híbrida. Desse modo, as pessoas poderão dizer que sentiram que estavam realmente presentes.

Por isso, pense nas pessoas participantes da mesma forma, independentemente do modo com que elas escolham participar do evento. Não à toa, estratégias como um chat otimizado e a possibilidade de gravar uma pergunta são bons exemplos de como valorizar quem não fisicamente no local.

Isso faz com que a audiência se sinta engajada e valorizada. Pense nas possibilidades de inovação: uma pessoa que estivesse no evento presencial e pudesse interagir com alguém online, estimulando um novo modelo de networking, por exemplo.

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Chegamos ao final do artigo! Como visto, eventos híbridos facilitam o acesso das pessoas a atrações, reuniões corporativas, congressos, palestras etc. de qualquer lugar do mundo. Para que tudo funcione adequadamente, no entanto, é preciso planejamento, além de cuidar de exigências tecnológicas e técnicas.

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