Onboarding Eficiente: Como Elevar a Produtividade da Sua Equipe em 70%

Não desgrude os olhos da tela para ver como o onboarding é capaz de disparar a produtividade da sua empresa em mais de 70% e o que isso significa exatamente.  

Eu não sei se você já contratou algum colaborador para sua empresa ou não, mas o fato é que dá trabalho. 

Você abre um processo seletivo, recebe currículos ou portfólios, seleciona os melhores para a vaga, chama para a entrevista, conversa com todos os candidatos, decide pelo sim ou pelo não de cada um…

E, quando finalmente encontra o talento ideal, o convida para fazer parte do seu time.  

Dependendo da vaga, esse processo pode demorar semanas ou até meses. 

Enquanto ele rola, você disponibiliza recursos valiosos da sua empresa, como tempo, dinheiro e mobiliza parte da sua equipe (se não tiver uma equipe ainda, o processo está todo nas suas mãos).

O problema é se, daqui uns meses, o novo colaborador sair da empresa e você tiver que repetir todo o processo de recrutamento e contratação. 

Cara, vou te falar… é um trabalho cansativo. 

Um trabalho que pode ser evitado quando seu onboarding é bem feito. Pode parecer exagero, mas não é. 

As empresas com um processo de onboarding bem estruturado chegam a aumentar a taxa de retenção de novos talentos em 82%. 

Ou seja, quem você contrata quer continuar trabalhando para você mesmo depois de meses.  

Na verdade, até mesmo depois de anos. Os novos contratados que passaram por um processo de integração completo e bem feito têm 69% mais chances de continuar na empresa por pelo menos 3 anos. 

Isso significa, em primeiro lugar, economia de recursos para sua empresa porque você não precisa ter aquele trabalho todo de recrutamento e contratação para ocupar o lugar de quem saiu. 

Porém, mais do que isso, aumentar a taxa de retenção quer dizer colaboradores felizes com a empresa na qual trabalham. E quem está feliz tende a produzir melhor.

Mas produzir tão melhor que você pode aumentar a produtividade da sua empresa em mais de 70%.

E, se seus colaboradores estão dando o máximo de si (e estão felizes por isso), mais retorno a sua empresa tem. 

Sabe o que isso significa, no final das contas?

Significa que sua empresa faz mais em menos tempo. 

O que quer dizer que sobra mais dinheiro no bolso, sobram mais recurso para aplicar em outras áreas do negócio, como o tráfego, por exemplo. 

Se você quer saber o que exatamente é o onboarding, mais benefícios, as etapas de uma integração que traz retorno real para seu negócio e que erros não cometer na hora do onboarding, é só ler esse artigo até o final.

Bora? 

O que significa onboarding em inglês?

Antes de tudo, vou esclarecer o que essa palavra estrangeira significa.

Em português, onboard quer dizer “embarcar”. 

No contexto corporativo, o termo ganha três letrinhas no final (ING) mas mantém o significado. 

E, como vou mostrar em detalhes no próximo tópico, isso faz tudo o sentido em uma empresa, porque é quando o colaborador recém-chegado embarca no contexto corporativo. 

O que é onboarding na gestão de pessoas?

Onboarding é o processo de integração de novos colaboradores. Seu objetivo é acelerar a aprendizagem e a absorção de informações necessárias sobre a empresa. 

Ou seja, fazer com que a pessoa se sinta familiarizada e acolhida o mais rápido possível para que ela possa cumprir plenamente a sua função ali dentro. 

Se seu negócio tem um departamento de Recursos Humanos, é essa galera que se responsabiliza pelo treinamento inicial de novos talentos. Caso seja um negócio menor, você mesmo pode fazer esse processo. 

Mas olha só, onboarding não é apenas uma breve apresentação da empresa. Isso faz parte, porém o mais importante é acolher o colaborador, orientá-lo, treiná-lo, acompanhá-lo e supervisioná-lo no início. 

Durante o “embarque”, você deve integrá-lo sobre a cultura, missão, visão, valores, objetivos e processos da empresa, além de passar as ferramentas que ele vai usar, apresentá-lo ao time e ao espaço físico do escritório. 

Enfim, é o momento de alinhar expectativas, fortalecer o relacionamento e confiança entre empresa e colaborador e esclarecer as dúvidas iniciais. 

Dito isso, a seguir eu vou te falar por que você deve investir no onboarding e quais os benefícios. 

Por que onboarding é importante e quais seus benefícios

Agora que você já sabe o que é esse processo de integração capaz de aumentar a produtividade da empresa e deixar mais dinheiro no seu bolso…

Nada mais justo do que conhecer melhor os seus benefícios: 

Alinhar informações e expectativas

Até o momento da contratação, o novo colaborador não sabe de fato como a empresa é na prática. 

Pode ser que ele pense que funciona de um jeito, enquanto é de outro. 

Por isso, esse é o momento de explicar a história da empresa, alinhar a cultura, falar sobre os diretores, valores, missão e visão da organização e esclarecer as normas, procedimentos e questões administrativas. 

Nesse sentido, o onboarding serve para tanto o recém-chegado quanto para a empresa terem segurança que estão todos na mesma sintonia. 

Motivar o novo colaborador

É bem lógico: as pessoas tendem a ficar deslocadas e tensas quando estão em um ambiente desconhecido. 

E, quanto mais se sentirem assim, menos motivação terão para vestir a camisa da empresa.

Agora, quem passa pelo onboarding se sente mais à vontade e se vê como uma peça importante do sistema, por isso tem mais gás para trazer resultados para a empresa. 

Integração

Você já chegou em algum lugar onde não conhecia ninguém e ficou perdido num canto sem saber o que fazer? 

Acho que essa é uma das situações mais desconfortáveis. 

Por isso, o onboarding funciona como se fosse aquele cara que te ajuda a fazer o social, te apresenta para todo mundo, mostra quem é quem. 

Quando o colaborador sabe quem divide o escritório com ele, duas coisas acontecem. 

Primeiro que tende a ficar mais relaxado e sociável… 

Segundo que ele sabe para quem recorrer se tiver alguma dúvida ou dificuldade (computador deu pau? chama a galera da TI!). 

Capacitação para a função

Bons onboardings incluem o panorama geral sobre a empresa e também treinamentos específicos de cada área. 

Mesmo que seja uma função que a pessoa desempenha há anos, ela precisa se adequar ao jeito como é feito dentro da empresa. 

O momento do onboarding também é para treinar o novo colaborador para que ele cumpra suas demandas da forma que a empresa espera. 

Menor rotatividade

Também chamado de turnover, a rotatividade de funcionários é ruim para a empresa porque você gastou tempo e dinheiro treinando uma pessoa para ela sair alguns meses depois. 

Aí você tem que recomeçar o processo do zero. 

Já um onboarding bem estruturado faz com que as pessoas queiram ficar. Como aconteceu com essa empresa que conseguiu reduzir a taxa de rotatividade de 70% para 16% em seis meses. 

Beleza, você já sabe por que é importante e quais os benefícios do onboarding. Mas quanto tempo dura a integração dos recém-chegados? 

Quanto tempo dura um onboarding?

Esse é o tipo de pergunta para a qual não existe uma resposta pronta, simplesmente porque vai depender de fatores como nicho de mercado e tipo de empresa. 

Por exemplo, no onboarding de uma organização de saúde, você precisa se ambientar sobre o descarte de materiais tóxicos. Já em uma empresa de tecnologia ou marketing esse processo não existe.

Para ser mais completo e realmente ser considerado um onboarding, o ideal é que esse esse processo dure o tempo de experiência de um funcionário, normalmente 3 meses.

Se durar apenas um dia ou uma semana, é mais uma apresentação da empresa do que um onboarding. 

Mas uma coisa é fato: quanto antes começar, melhor.  

Digo isso por nossa experiência aqui na empresa. 

Quando o departamento de RH começa o onboarding logo nos dois primeiros dias, o colaborador se sente acolhido logo de cara, já começa os treinamentos sabendo melhor sobre o contexto da empresa e fica mais à vontade para circular pelo escritório. 

Se, por algum motivo, esse prazo se estende e o RH demora duas semanas para ambientar os recém-chegados, é provável que eles fiquem perdidinhos, o que tende a afetar a produtividade e a vontade de permanecer na empresa. 

E lembra do que eu já falei, quanto melhor for o onboarding maiores são as chances daquele talento permanecer na sua empresa por anos: 86% dos novos talentos decidem se continuam na empresa nos primeiros seis meses. 

Agora, mão na massa: como fazer um onboarding? 

As etapas do onboarding e como fazer

Nas próximas linhas, vou te mostrar as etapas para fazer um onboarding bem estruturado.  

Mas já adianto uma coisa: você pode usar vídeos, slides e atividades dinâmicas nesse momento. 

Quanto mais interessante for o processo, mais fácil será para o recém-chegado gravar as informações na cabeça e se sentir à vontade do ambiente profissional. 

Agora sim, vamos às etapas. 

Tudo começa no recrutamento

Sim, o onboarding começa muito antes do primeiro dia de trabalho.

Ele acontece desde o recrutamento até 3 meses após a contratação, como já falei. 

Você pode começar o processo de ambientação na descrição da vaga, no seu site ou no e-mail de proposta enviado para a pessoa. 

Como? Ao deixar explícito a cultura, os valores, a visão e a missão da empresa, por exemplo. 

Assim, você aumenta as chances de atrair talentos que têm tudo a ver com sua empresa, pessoas engajadas, que se identificam com o posicionamento da empresa e sentem que ali é o lugar para elas. 

Depois da contratação e antes do início do trabalho, você já pode adiantar algumas informações que serão passadas no primeiro dia na empresa. Uma sugestão é enviar um Manual do Colaborador para que ele já venha mais contextualizado. 

Deixe tudo preparado para a segunda-feira

Eu digo segunda-feira porque é o melhor dia, na minha opinião, para um colaborador iniciar. Dessa forma, ele não chega ‘no meio do furacão’ e tem uma primeira semana inteira para se ambientar.

Na sexta-feira anterior, mande um e-mail relembrando da data de início e mostre que está animado para recebê-lo. 

Quando o grande dia chegar, deixe tudo isso pronto:

Passo 1: Prepare a equipe da qual ele fará parte, deixe todo mundo a par de quem vai entrar.

Passo 2: Separe todos os materiais que ele vai precisar: cadeira, computador, mouse, teclado.

Passo 3: Já deixe todas as contas criadas, desde o e-mail até os programas que ele possa usar.

Passo 4: Coloque alguém da equipe responsável por guiá-lo nesse processo. Aqui na empresa, nós chamamos essa pessoa de buddy ou amigo. Além do superior imediato, o buddy é o mentor do recém-chegado e auxilia no acolhimento. 

Passo 5: Se possível, deixe alguns mimos para ele, como caneca, caderninho, chaveiro, enfim. Vale até bilhetinho de boas-vindas. Assim ele vai se sentir especial e ainda mais parte do time. 

Passo 6: Certifique-se que o superior imediato (que provavelmente é você mesmo) esteja presente no primeiro dia.

Use os 4 C’s como base para seu processo de onboarding

Eles são os 4 níveis da pirâmide de integração e servem para otimizar e tornar o processo mais claro e eficiente. Os 4 C’s são:

• Conformidade

É a base da pirâmide. Tem a ver com os processos, políticas internas, questões administrativas e burocráticas.

• Clarificação

O próximo nível diz respeito ao nível de compreensão que os recém-chegados têm da função que vão desempenhar na empresa. Além disso, essa etapa do processo serve para esclarecer e alinhar expectativas.

• Cultura

É o momento de contar a história da empresa, falar sobre a cultura, valores, missão, visão, clima organizacional. Certifique-se de que o colaborador compreendeu essas informações. 

• Conexão

Hora de apresentá-lo ao resto da galera e garantir que ele se integre à equipe. Essa parte é essencial para fazer com que o recém-chegado se sinta à vontade, relaxado, tranquilo e feliz. Quanto mais acolhedor é o ambiente, melhor ele se sente. 

Monte um cronograma de atividades

Como eu falei há algumas linhas, o ideal é que o processo de onboarding dure 3 meses, o que equivale ao período de experiência. 

Por isso, não existe a menor necessidade de você encher o novo colaborador com todas as informações de uma vez. 

O cronograma serve para você separar as atividades iniciais ao longo dos primeiros meses. 

Aqui na empresa, por exemplo, funciona mais ou menos assim…

No primeiro ou segundo dia, o RH senta com a pessoa para dar o panorama geral da empresa. 

Depois que o recém-chegado é integrado à equipe, ele passa para o onboarding de time. Ou seja, faz os treinamentos específicos de cada área. Esses treinamentos são separados por período, não acontecem todos no mesmo dia. 

Certifique-se de que o funcionário que acabou de entrar tenha esse cronograma em mãos e se sinta mais seguro sobre o que o espera nas próximas semanas. 

Defina as metas

Nesses 3 meses, o que ele precisa atingir de resultado? 

O que é considerado um bom desempenho nesse período e depois disso? 

Quando o recém-chegado sabe o que é esperado dele, fica mais fácil e mais claro saber se está ou não indo pelo caminho certo. 

Acompanhe o processo e faça avaliações

Lembra que o período de onboarding equivale ao período de experiência? Pois é. Isso significa que tanto você está se adaptando à nova peça da equipe, quanto ele também está avaliando se sente que está no lugar certo. 

Durante esse tempo, é importante fazer avaliações e dar feedbacks para checar se o desempenho condiz com o que foi combinado no início e o que pode ser melhorado. 

Esses momentos são ótimos para mostrar o seu lado da moeda, mas também para ouvir o que o colaborador tem a dizer. É importante para alinhar alguns pontos novamente e verificar se vocês estão caminhando na mesma direção. 

Tenha em mente que esse período é de descobertas e adaptação. O colaborador está entrando no ritmo das empresas e sentindo como funciona o dia a dia corporativo. 

Use ferramentas online no processo de onboarding

Não tem como negar: o primeiro dia de um novo colaborador é, via de regra, tumultuado.

Tanto para o recém chegado num contexto totalmente novo, quanto para a empresa que tem que ambientar a pessoa (muitas vezes, isso significa que os gestores precisarão dispor de tempo para conversar ou treinar o novo talento). 

Imagina o tanto de informação que precisa ser passada de uma vez. Agora, imagina perder metade do dia só com papeladas e burocracia. 

Me fala 5 pessoas que você conhece que de fato GOSTAM de passar o dia preenchendo papelada e lidando com burocracia. 

As chances são que você vai ter que quebrar cabeça para lembrar dos nomes.

A maioria das pessoas considera essa parte chata e entediante. Imagino que você não queira desmotivar os recém-chegados logo nas primeiras horas, certo? Pois é. 

Minha dica é que você torne todo o processo o mais online possível… 

Por exemplo, é melhor que a comunicação inicial seja feita por e-mail ou por plataformas próprias para isso, porque evita que a pessoa vá presencialmente a cada necessidade de contato.

Outra coisa… você precisa ter os dados do colaborador bem guardadinhos. 

Em vez de papel e caneta, se o cadastro for feito online você otimiza tempo porque a pessoa não precisa esperar o primeiro dia de trabalho para cumprir essa missão: ela pode preencher tudo de casa, antes de começar. Eu recomendo a plataforma Xerpa.

Ainda existe uma outra forma de usar a tecnologia a seu favor.

Não é obrigatório, mas muitas empresas oferecem um Manual do Colaborador com as regras, normas, informações adicionais, enfim. Por que não disponibilizar essas informações online?

Aqui, por exemplo, nós fizemos a versão desse Manual em uma área de membros (como se fosse um curso online) que o colaborador pode olhar a qualquer momento. 

Colocar tudo isso online não só agiliza a vida de todo mundo, como traz mais segurança para o recém-chegado porque ele sabe onde procurar se estiver com dúvidas. 

Dito tudo isso, ainda falta uma questão muito importante: o que definitivamente não deve ser feito em um onboarding. 

O que não fazer no onboarding de novos colaboradores

Até aqui você viu os benefícios do onboarding e as etapas para aplicá-lo na sua empresa. 

Mas para aumentar ainda mais as chances de manter os recém-chegados por muitos anos ao seu lado, é importante você saber o que não fazer durante a integração. Olha só:

Tornar o processo muito burocrático

Eu já iniciei essa conversa quando falei sobre usar a tecnologia a seu favor e deixar de lado aquele mundo de papelada. 

O fato é que, quanto mais burocrático é o onboarding, mais entediante ele fica. 

O processo de integração deve ser pensado como algo agradável para o colaborador e não parecer um aulão chato com uma enxurrada de informações. 

Onboarding é para ser interativo e interessante. :)

Concentrar tudo em um treinamento só

Volte aos tempos da escola por um momento. Pensa se todo o conteúdo do semestre fosse dado em uma manhã. 

É a mesma coisa aqui, se você concentrar todas as informações para o mesmo momento, é provável que o colaborador fique confuso e perdido. Elabore bem os treinamentos para não sobrecarregá-lo. 

Outra dica é separar as informações que não são essenciais para aquele momento, como férias e reembolso de viagem, e colocá-las em um Manual do Colaborador, por exemplo. 

Assim ele terá acesso fácil quando precisar e não tem que encher a cabeça com aquilo no início.

Não ter cuidado com o tom da fala

Tenha sempre em mente que o onboarding é feito para acolher e familiarizar o recém-chegado, não para deixá-lo desconfortável ou com a sensação de que está na corda bamba. 

Não use um tom de ameaça que o faça sentir que pode ser demitido a qualquer momento. Cuide para seu onboarding não ter o efeito contrário ao desejado. 

Ser ambíguo

Se as informações não estiverem claras como água, pode dar problema no futuro. A comunicação precisa ser clara e direta para evitar confusões. 

Por isso, mantenha a clareza do início ao fim e procure sempre se certificar de que o novo colaborador captou a mensagem.

Sem contar que ambiguidade pode interferir na confiança que o colaborador tem na empresa: se está confuso no primeiro contato, imagina que tipo de situação pode surgir dali para frente. 

Conclusão

Nas últimas linhas, você viu que onboarding é o processo de integração de novos colaboradores que vai desde acolher, orientar, treinar, acompanhar e supervisionar os primeiros passos de recém-chegados.

E viu também que esse processo é indispensável para as empresas, já que aumenta as taxas de retenção de colaboradores. 

Isso significa que as pessoas que trabalham na sua empresa ficam mais felizes e satisfeitas com o ambiente e a função que cumprem e, por isso, permanecem mais tempo junto com você. 

E, de quebra,  você economiza tempo e dinheiro que seriam gastos com novos recrutamentos e contratações. 

Além disso, eu te mostrei alguns benefícios do onboarding, como alinhar informações e expectativas e motivar o novo colaborador.

Também te falei sobre o tempo de duração ideal de uma integração eficiente e fechei com as etapas do onboarding.

Pronto!

Você tem as informações que precisa para fazer com que seus novos funcionários vistam a camisa da empresa e se sintam importantes para o negócio.