O que é comunicação e como usá-la com sucesso em uma empresa?

O ato de se comunicar faz parte do cotidiano de qualquer empresa. Afinal, é preciso estar em contato com os clientes para conseguir vendas e crescer. No entanto, nem todas as organizações dominam o que é comunicação ou entendem a sua importância, o que pode trazer problemas com os consumidores e prejudicar os negócios.

A comunicação feita de maneira errada prejudica a qualidade da mensagem oferecida, ou seja, não cumpre o seu propósito. Por outro lado, quando a mensagem é entendida, é mais fácil proporcionar novas experiências. Por isso, é fundamental entender mais sobre como se comunicar de forma correta e evitar desencontros nessa interação.

Neste artigo, explicaremos o que é comunicação, por que ela é tão importante em uma empresa e quais são os principais tipos existentes.

Além disso, traremos algumas dicas de como se comunicar com os clientes. Continue a leitura!

O que é comunicação?

Comunicação é o ato de transmitir mensagens de um emissor, que é quem transmite a mensagem, a um receptor, aquele que a recebe. Ela pode acontecer de diversas formas, seja pela fala, pela escrita, por elementos visuais, pelos gestos, entre diversos outros elementos. 

A comunicação surgiu com a necessidade dos humanos de passar informações uns para os outros. As primeiras comunicações eram feitas por meio de gestos, sinais e sons, sendo que posteriormente a escrita também passou a fazer parte deste processo – o que levou a registrar as mensagens para transmití-las para além do tempo.

Nem toda comunicação atinge o seu objetivo, afinal, existem ruídos que impedem que a mensagem chegue de modo correto. Eles podem ser palavras mal colocadas, português errado, uma postura inadequada ou sinais que dizem o contrário do que está sendo falado, entre outras alternativas.

É preciso evitar os ruídos para que o processo comunicacional aconteça de maneira direta e atinja o seu objetivo. Por isso, é importante prestar atenção em cada detalhe que envolve o ato de se comunicar, sejam as palavras utilizadas, seja a postura ao comunicar, sejam os gestos utilizados.

Uma comunicação eficiente permite que informações sejam passadas por uma pessoa ou empresa, e que os receptores entendam a mensagem. Esse processo facilita a troca de conhecimento, permite que negociações sejam feitas e torna as interações sociais mais simples.

Por que ela é tão importante em uma empresa?

A comunicação de uma empresa, seja ela interna ou externa, é fundamental para que os colaboradores e os clientes estreitem o relacionamento e contribuam com o sucesso do negócio. Sem um processo comunicacional eficiente, as organizações perdem vendas, consumidores e, podem estar fadadas ao fracasso.

Por isso, vamos entender um pouco mais sobre a importância de se comunicar corretamente com os colaboradores e com o público externo. Confira!

Comunicação interna

A comunicação interna é aquela usada do lado de dentro de uma compnhia, ou seja, com os colaboradores do seu negócio. Entenda como ela é fundamental:

Fortalece a cultura da empresa

O modo como uma empresa se comunica é essencial para que ela fortaleça a sua cultura organizacional. Cada organização tem um modo diferente de agir, seus objetivos e missões, sendo que essa cultura deve ser passada para todos os colaboradores.

Uma comunicação interna forte ajuda a solidificar esses conceitos nos profissionais envolvidos, possibilitando que eles entendam o que se espera deles e a forma de agir da empresa. Treinamentos, eventos de interação e outras atividades são importantes para fortalecer a cultura da empresa.

Diminui a rotatividade

Outra grande vantagem de uma boa comunicação interna é a diminuição da rotatividade entre seus colaboradores. Quando os profissionais trabalham em um ambiente agradável, onde todos entendem suas funções e recebem o feedback de maneira correta, eles se sentem mais satisfeitos em fazer parte da organização.

Sendo assim, é mais difícil que tais colaboradores busquem novas oportunidades de trabalho para serem mais valorizados. A comunicação direta entre gerências, líderes e as equipes, proporciona um time que sabe que é valorizado, que entende as necessidades do negócio e que permanece comprometido com o trabalho.

Melhora o clima organizacional

Diversos fatores contribuem para que o clima organizacional de uma empresa seja bom. A política de trabalho, a remuneração, a forma de lidar com os funcionários, entre outros fatores, tornam o ambiente de trabalho positivo e propício para a produtividade.

A comunicação também faz parte desse cenário. Quando a liderança tem um bom plano comunicacional, tendo um diálogo aberto entre as equipes e permitindo interações entre os funcionários, é normal que a satisfação no ambiente de trabalho aumente, trazendo inúmeros benefícios.

Aumenta a produtividade da equipe

Uma das principais vantagens de uma boa comunicação interna é o aumento na produtividade da equipe. Ao se comunicar de forma clara e objetiva, a empresa consegue colaboradores unidos, com o mesmo propósito e engajados para atingir as metas estabelecidas pela administração.

Agindo dessa maneira, é possível evitar problemas pela falta de comunicação entre os departamentos e outros erros que atrapalham o ritmo do negócio. Sendo assim, investir em maneiras eficientes de se comunicar é primordial para conseguir produtividade e engajamento no ambiente de trabalho.

Comunicação externa

Além de se comunicar com os seus colaboradores, também é imprescindível ter uma boa comunicação com o público externo. Conheça algumas vantagens que ela oferece!

Estreita o relacionamento com os clientes

A primeira grande vantagem de investir na comunicação externa é estreitar o relacionamento com os clientes. Uma empresa que disponibiliza canais de comunicação deixa claro para seus consumidores que está disposta a entender suas necessidades e buscar soluções.

Um cliente que entende que é ouvido, tende a ficar mais satisfeito e ter uma relação mais próxima com a empresa. Esse bom relacionamento gera credibilidade para o negócio, possibilitando que mais vendas sejam feitas.

Resolve problemas

Tentar resolver problemas com empresas que não oferecem uma boa comunicação é um problema para os clientes. Muitas vezes é preciso resolver uma questão na fatura, trocar um produto ou realinhar algo que foi estabelecido. Por isso, é essencial estar apto para receber essas comunicações.

Quando a empresa se comunica com os consumidores, ela resolve esses detalhes de maneira rápida e eficiente, demonstrando que se preocupa com o cliente. Essa postura aumenta a satisfação com a organização, possibilitando a fidelização do consumidor, que sabe que será ouvido em caso de necessidade.

Fortalece o nome da empresa

Quem nunca é visto, nunca é lembrado. Por isso, uma comunicação externa eficiente é necessária para fortalecer o nome da empresa. É preciso estar presente nos locais em que seu público está. Procure as redes sociais mais utilizadas pelos seus clientes e produza conteúdos nesses ambientes.

Uma empresa com nome forte no mercado é capaz de atingir mais público, fazer mais negócios e crescer de forma sólida. O consumidor encontra, de modo mais rápido, empresas que se comunicam de forma constante, seja por meio das redes sociais ou outros canais.

Proporciona diferencial competitivo

Você já viu algum cliente em dúvida sobre os serviços ou produtos de duas empresas? Essa é uma situação comum no mundo dos negócios e cada detalhe é importante para que a escolha seja tomada.

Uma organização que oferece uma comunicação direta e objetiva com seus consumidores pode levar vantagem nesse cenário. O cliente, muitas vezes, busca esclarecer suas dúvidas e uma resposta rápida e eficiente faz toda a diferença.

Por isso, vale a pena oferecer uma comunicação mais eficiente do que seus concorrentes e se preparar para aproveitar as vantagens competitivas que ela oferece. Esteja preparado para receber consumidores indecisos e os levar a escolher pela sua empresa.

Quais são os tipos de comunicação?

Existem diversos tipos de comunicação, sendo que uma empresa pode precisar usar todos eles, ou grande parte deles. É importante conhecer cada tipo para entender as melhores maneiras de se comunicar em cada situação. Confira!

Verbal

A comunicação verbal é aquela que acontece quando se está de frente com alguém. Ela envolve a utilização da fala e é fundamental para a percepção que seus colaboradores e clientes têm sobre a empresa.

Uma boa comunicação verbal envolve falar com segurança, entretanto, também é fundamental ouvir o outro lado. Quando os dois lados falam e escutam é mais fácil que o processo comunicacional aconteça sem perdas, resolvendo os problemas e chegando a um denominador comum.

Não-verbal

A comunicação não-verbal também ocorre constantemente no ambiente empresarial. Ela tem relação com os gestos, postura, expressões faciais, entre outros elementos. Muitos desses sinais passam mensagens importantes, portanto, não devem ser ignorados em uma relação profissional.

A postura em uma conversa faz toda a diferença para o entendimento e para estabelecer laços. Desejar um bom dia para um cliente com a expressão séria, não tem o mesmo efeito do que desejar com um sorriso no rosto e um aperto de mão. Por isso, é necessário cuidar de cada detalhe para passar as informações do modo correto, seja com colaboradores ou consumidores.

Escrita

A comunicação escrita também é muito importante para qualquer empresa. E-mails, redes sociais, mensagens, cartazes e outras mídias usam essa estratégia. Por ficar registrado de forma escrita, é preciso tomar cuidado antes de concluir a mensagem que será passada.

A revisão é parte crucial, pois evita que erros sejam transmitidos para clientes ou colaboradores, sejam eles ortográficos ou na mensagem que deve ser passada. Além disso, é bom verificar se o que está escrito é coerente, coeso e não vai confundir o receptor da mensagem.

Visual

A comunicação visual também é muito presente no dia a dia das pessoas, seja em vídeos, artes nas redes sociais, filmes ou gráficos, por exemplo. Ela é utilizada como um recurso para prender a atenção do público e, em alguns casos, simplificar a mensagem que se deseja passar.

A arte utilizada precisa ser clara, ou seja, passar a informação de maneira direta e não confundir o receptor da mensagem. Para evitar qualquer tipo de desencontro, é interessante pedir para mais de uma pessoa olhar o que foi produzido e verificar se o objetivo foi cumprido.

Além disso, a comunicação visual também possibilita o fortalecimento da sua marca. Cores, fontes e outros elementos ajudam os clientes a relacionar determinada empresa com as artes visualizadas. Sendo assim, é fundamental ter uma identidade visual da organização, que seja rapidamente reconhecida pelos consumidores.

Grupal

A comunicação grupal acontece quando um grupo de pessoas passa informações, emoções, ideias e pensamentos entre eles. Ela pode ocorrer em diversos contextos e tem muita importância para a rotina de empresas.

Para que ela exista, é preciso ter mais do que duas pessoas e dar espaço para que as mensagens e informações sejam transmitidas entre os envolvidos. Ela é muito comum no setor empresarial em reunião de equipes, na interação entre gerência e profissionais.

Interna

A comunicação interna, como falamos anteriormente, é direcionada para o público de dentro da empresa, ou seja, colaboradores de todos os níveis e prestadores de serviço que fazem parte do dia a dia. Ela está relacionada com a necessidade de criar uma cultura, passar informações importantes e motivar a equipe de profissionais.

O foco desse processo comunicacional é fortalecer o relacionamento entre colaboradores e a empresa. Ela também é responsável por tirar dúvidas que os profissionais podem ter sobre seus direitos ou funções que devem ser desempenhadas.

Externa

Como está no próprio nome, é aquela que é dirigida ao público externo, ou seja, que emite uma mensagem para fora da empresa. Ela é focada na opinião de quem não está envolvido diretamente com o negócio, como cidadãos, clientes, concorrentes, entre outros.

O principal objetivo é informar sobre a empresa e direcionar a reputação do negócio frente ao público. Ela não é apenas a publicidade feita, mas também o atendimento ao consumidor e outros assuntos que sejam relevantes para a área de atuação da organização.

Assertiva

Se você não sabe o que é comunicação assertiva, ela é muito importante no setor empresarial. Ela se preocupa em passar uma mensagem correta, sincera e efetiva, por meio de uma linguagem assertiva. O objetivo é passar credibilidade, confiança e segurança entre os envolvidos.

Utilizar esse tipo é buscar uma mensagem que seja clara e não desrespeite o outro. Ela é muito necessária para diminuir a margem de erros, evitando que seus clientes ou profissionais entendam determinada informação da forma errada.

Como se comunicar com os clientes?

Compreendendo mais sobre a importância da comunicação para as empresas, é importante buscar maneiras eficientes para se comunicar com os clientes. Confira algumas sugestões!

Conheça o seu cliente

O primeiro passo para se comunicar de forma eficiente é conhecer o seu cliente, afinal, é muito difícil ter um bom diálogo sem entender quem está do outro lado. Descubra as características principais dos seus consumidores, como preferências, interesses e aspectos que não devem ser mencionados.

Ao conhecer o cliente, a empresa pode ser mais eficiente na comunicação, abordando assuntos que geram interação positiva entre os dois lados. Essa iniciativa diminui os ruídos de comunicação que costumam aparecer quando as características dos clientes são deixadas de lado.

Quanto mais a empresa conhece os seus consumidores, mais aumentam as possibilidades de boas interações. Uma boa comunicação, então, facilita o processo de venda e potencializa os lucros da organização.

Incentive o feedback

Uma comunicação eficiente exige que os dois lados da interação participem. Portanto, vale a pena incentivar o feedback por parte do cliente, pois isso demonstra que sua empresa está disposta a ouvir as dores, desejos e, até mesmo, elogios por parte dos consumidores.

Algumas ações são necessárias para incentivar o feedback, como realizar pesquisas de satisfação, abrir canais de diálogo nas redes sociais, entre outras possibilidades. Oferecer essa oportunidade de diálogo é uma boa estratégia para demonstrar o quanto a empresa valoriza seus clientes.

Invista em marketing de relacionamento

O marketing de relacionamento é uma rede de contatos que tem por principal objetivo estreitar a relação da empresa e seus clientes. Por meio dessa estratégia, é possível fidelizar os consumidores, buscar novos compradores, tornando esse ciclo constante no negócio.

Para que funcione, é imprescindível ter um banco de dados confiável, com informações detalhadas dos clientes. Esses dados ajudam a personalizar a experiência, fazendo com que cada cliente se sinta atendido de forma individual. Esse carinho ajuda a aproximar o consumidor do negócio, potencializando as vendas.

Seja objetivo

Ser objetivo e falar diretamente aquilo que se deseja é muito importante no relacionamento com o consumidor. Ninguém gosta de ser “enrolado”, o que muitas vezes pode gerar irritação e descontentamento com a marca. Portanto, vá direto ao assunto e evite qualquer tipo de enrolação.

Quando a empresa se comunica de forma direta, ela passa a mensagem de que dá importância ao tempo do cliente. Desse modo, é normal que o relacionamento seja positivo, e a atenção dada às comunicações tende a crescer, o que gera bons resultados para a organização.

Busque posicionamento nas redes sociais

As redes sociais estão presentes na vida dos brasileiros. Portanto, é fundamental que as empresas explorem essa ferramenta para se comunicar com os clientes.

Não é preciso estar em todas as plataformas existentes, entretanto, é preciso estar naquelas que o seu público-alvo utiliza.

Crie perfis nas redes consideradas necessárias para a sua empresa, mostrando o posicionamento da marca e colocando-se à disposição para interações. Estratégias de marketing digital são eficientes para que as redes sociais sejam utilizadas de forma eficiente, gerando vendas para o negócio.

A presença nas redes sociais vai facilitar o relacionamento digital entre a empresa e os clientes. Uma organização que não aparece nesse ambiente tem mais dificuldade para captar novos consumidores, visto que as redes sociais estão virando mecanismos de busca na internet.

Disponibilize conteúdo relevante

A produção de conteúdo relevante pode ser muito útil para quem deseja se comunicar com os clientes. As pessoas utilizam os mecanismos de busca na internet, como Google e Bing, para responder às dúvidas que têm sobre determinados assuntos ou produtos.

Sendo assim, produzir conteúdo sobre a área de atuação da empresa é uma forma de encontrar novos clientes. Se alguém está precisando de uma geladeira nova, por exemplo, um texto mostrando as vantagens de comprar a opção disponibilizada pela sua empresa pode ser a diferença para que a venda seja concretizada.

Aproveite a tecnologia

A tecnologia oferece diversas opções que facilitam a comunicação entre empresas e clientes. Alguns atendimentos e interações podem ser facilitados e agilizados por meio de um atendimento virtual, por exemplo, com a utilização de chatbots e outras tecnologias capazes de oferecer uma resposta rápida ao consumidor.

A utilização de sistemas de automação para confirmar vendas, pagamento e enviar e-mails padronizados também facilita esse tipo de interação. Lembre-se de ajustar a tecnologia para que ela funcione de maneira correta, de acordo com o posicionamento da marca no mercado.

Resolva os problemas

Como já falamos, a comunicação não pode ser unilateral, sendo importante ouvir o que o cliente tem para dizer. Entretanto, mais do que ouvir, é preciso se esforçar para resolver os problemas dos consumidores. Ouvir sugestões, esclarecer dúvidas, procurar atender às reclamações são atitudes importantíssimas para um relacionamento positivo.

Qualquer tipo de reclamação ou sugestão deve ser tratado com carinho e atenção, pois isso aumenta a credibilidade do negócio. Uma imagem estragada pela falta de resolução de algum problema é muito difícil de ser recuperada, portanto, vale a pena o esforço para resolver cada situação.

Trabalhe a comunicação e melhore o engajamento

Neste artigo, explicamos o que é comunicação e como ela é importante para o sucesso em uma empresa. Existem diversas formas de se comunicar com o público, sendo essencial entender as diferenças que cada tipo de interação pode gerar para o negócio. O investimento nessa área será recompensado no futuro.

Buscar maneiras mais inteligentes de se comunicar com os clientes é fundamental para potencializar os resultados e atingir as metas estabelecidas. Por meio de uma comunicação eficiente, é possível fidelizar os consumidores e captar novos clientes com mais facilidade e menos custo.

Gostou deste conteúdo? Então, aproveite para ler outro artigo que fala sobre como manter o engajamento após uma negociação!