Gestión de contenido: todo lo que necesitas saber sobre esta estrategia

Cuando se trata de Marketing de Contenido, la aplicación de estrategias es muy importante para obtener buenos resultados y, sin duda, la primera a poner en práctica es la planificación. ¿Sabías que planificar y hacer una buena gestión de contenido de tu negocio puede marcar toda la diferencia para tu audiencia?

Tal vez nunca hayas oído hablar sobre gestión de contenido, pero si trabajas con marketing digital, seguro que conoces que esta estrategia es una gran aliada del embudo de ventas y que puede mejorar, y mucho, el desempeño de tu empresa.

VÍDEO | Marketing de contenidos: ¿qué es y cómo aumenta tu tráfico? | Hotmart Tips

Con este tipo de gestión, además de crear, almacenar y medir todo el contenido de tu negocio, optimizas tu producción, reduces costos y mejoras la calidad de tus posts.

De este modo, no solo vas a atraer leads más cualificados para tu empresa, sino que también vas a fidelizarlos, pues siempre les estarás entregando materiales ricos y de valor, de acuerdo con la etapa del embudo donde se encuentren.

¿Te ha interesado el tema y quieres saber cómo hacer la gestión de contenido de tu negocio? Continúa la lectura del post, ¡porque te lo vamos a contar todo!

Descubre lo que vas a aprender en este texto:

¿Qué es la gestión de contenido?

La gestión de contenido es una de las estrategias de Marketing para optimizar todo el proceso relacionado con la producción de contenido: planificación, creación, revisión, publicación, divulgación y mensuración de resultados.

Cuando pensamos que el contenido es uno de los pilares más importantes para nutrir y fidelizar a los clientes, muchas veces consideramos solamente la producción del contenido en sí, sin tener en cuenta que es exclusivamente una etapa de la estrategia.  

Si ya produces o quieres producir contenido para tu audiencia, es justamente la gestión de contenido la que va a organizar y optimizar todo el proceso de producción de materiales para tu negocio.  

Con la gestión de contenido vas a conseguir estructurar mejor los procesos internos de tu empresa, crear consistencia y observar con más facilidad qué acciones están funcionando y cuáles hay que mejorar.

Para hacer una buena gestión de contenido es necesario prestar atención a algunas etapas que son fundamentales para que todo salga bien. Si todavía no sabes cuáles son, sigue leyendo, que te lo contamos:

1. Iniciación

Es la primera etapa del proceso, cuando surge la idea de producir una campaña o un contenido. Es aquí donde vas a realizar las primeras investigaciones de mercado, tanto para entender si tu idea es aplicable como para saber lo que está haciendo tu competencia.

Analiza las acciones de tus competidores, ¡no para copiar, sino para saber cómo se están posicionando en este mercado y cuáles son sus principales errores y aciertos! Así podrás pensar en estrategias que entreguen aquello que el público todavía no tiene.

2. Planificación

Una vez realizada la investigación, es el momento de planificar y detallar todos los pasos y aspectos que tendrá tu campaña.

¿Cuánto tiempo durará el proyecto? ¿Cuál es el objetivo general? ¿Y los objetivos específicos? ¿Cuáles serán mis fechas de publicación? ¿Voy a hacer todo solo o distribuiré las tareas entre mi equipo? ¡Esos son ejemplos de las preguntas que te debes hacer sí o sí en esta etapa!

¡Pon todas las acciones necesarias en el radar y toma nota de ellas! Objetivos, duración, fechas, métodos de creación, herramientas de ejecución, medios de divulgación, personas involucradas… Todos esos aspectos son importantes para estructurar una buena planificación estratégica.

3. Ejecución

Después de la planificación, viene la ejecución, es decir, ese momento en que sacas todo del papel y lo pones en práctica. Es en esta etapa que la producción en sí ocurre, pero no pienses que este tópico se resume solo a eso.

Esta es la fase ideal para probar y monitorear la producción, para identificar lo que está funcionando bien y también las posibles fallas: ajustar tu proceso para que quede aún mejor.

4. Monitorización

¿Te acuerdas de las etapas 1 y 2, investigación y planificación? Necesitarás recuperarlas para hacer la monitorización de tu proyecto.

¿Cuáles fueron las métricas que estableciste? ¿Todo funciona según tu previsión? ¿El resultado está siendo satisfactorio? Este es el momento de analizar la expectativa versus la realidad y recolectar los datos del retorno que está dando tu campaña. 

5. Cierre

Como debe ser todo buen proceso, aquí también tendrás un inicio, un desarrollo y un fin. Es el momento de finalizar tu proyecto y registrar lo que ocurrió en el transcurso del mismo.

Tomando nota de todo, lograrás hacer un balance de tus errores y aciertos, y aunque identifiques más de los primeros que de los segundos, ¡no te desanimes! Esos datos te servirán de base para crear nuevas estrategias y seguir optimizando tu negocio.

VÍDEO | 10 consejos para crear contenidos mejores para Internet | Hotmart Tips

¿Para qué sirve la gestión de contenido?

De manera bien sintetizada, la gestión de contenido sirve para organizar el desarrollo del proceso que envuelve un contenido (desde su nacimiento hasta que se lanza), porque, con el auge de internet y del marketing digital, todo el mundo consume contenidos en diferentes formatos: ebooks, artículos de blog, infográficos, imágenes, videos y podcasts.

Aunque puedas estar imaginando que la gestión de contenido tiene que ver solo con producción escrita, ¡no te equivoques! La gestión puede — y debe — aplicarse a todos los formatos de contenido, sobre todo los digitales.

Entre las muchas posibilidades que la gestión de contenido puede ofrecer, vamos a destacar aquí las principales:

• Planificar contenidos con anticipación;
• Crear un calendario editorial y programar posts;
• Mantener la consistencia y la frecuencia de los posts;
• Producir contenido en diferentes formatos;
• Probar y corregir los contenidos;
• Evitar la producción innecesaria de contenidos que ya han sido abordados;
• Divulgar en diversos canales y plataformas;
• Medir los resultados.

Son muchos beneficios, ¿verdad? 

Ahora observa: si aplicas todas esas acciones y haces una buena gestión de tu producción, impulsas tu negocio, prospectas más clientes y aumentas la conversión. todo ventajas, ¿verdad?

¿Por qué es importante hacer la gestión de contenido de tu negocio?

Porque si en tu negocio aplicas estrategias de divulgación (como el uso del blog o las redes sociales), no puedes dejar de hacer la gestión de tus contenidos.

Si redactas blog posts, haces publicaciones en Instagram, y además subes videos a tu canal en YouTube, debes preocuparte por mantener todos tus contenidos alineados. Y esta es justamente la tarea de la gestión de contenidos.

Con la gestión de contenidos, podrás mantener todos tus contenidos siempre coherentes con el objetivo de tu negocio. Además de asegurarte que todo el material está conectado entre sí, recibes más insights para producir otros contenidos relacionados.

Un negocio que demuestra una buena gestión de contenido tiende a volverse una autoridad en el mercado, porque presenta un perfil consistente para el público, que pasa a consultarlo cuando quiere saber sobre un determinado asunto.

¿Cómo hacer tu gestión de contenido?

Si has llegado hasta aquí, es una señal de que te has dado cuenta de la importancia de aplicar la gestión de contenido a tu negocio, ¿a que sí?

Pues ahora es el momento de poner en acción todo lo que has leído y empezar a hacer la gestión de tus contenidos. 

Pero, si todavía tienes dudas sobre cómo implantar esta estrategia en tu negocio, preparamos un paso a paso con 11 acciones para ayudarte. ¿Vamos?

1. Investiga

¿Te acuerdas cuando enumeramos las cinco etapas fundamentales para hacer gestión de contenido? En la primera de ellas, la iniciación, destacamos la investigación como el primer paso a ser dado para hacer una estrategia en condiciones.

Cuando tengas la idea del contenido que pretendes producir, haz una investigación de mercado, de tus competidores y de tu público objetivo. Cuanta más información tengas sobre lo que tiene que ver con tu negocio y tu proyecto, mejor.

Utiliza también los buscadores, como por ejemplo, Google. Cuando consultes, podrás filtrar lo que las personas están ofreciendo y lo que les interesa sobre ese asunto y, así, podrás presentar algo nuevo para tu público.

2. Define al buyer persona

Un paso muy importante dentro de la gestión de contenido, y del marketing digital en su conjunto, es la definición del buyer persona. Para crear un buen contenido es esencial saber — y conocer lo mejor posible — quién va a consumirlo.

Siendo mucho más específico que el concepto de “público objetivo”, (también se lo denomina como “avatar”), el buyer persona es la representación de tu cliente ideal. Para crearlo, nunca te bases en opiniones subjetivas. 

Imagínate crear un contenido sobre veganismo para un cliente que tiene una red de parrillas. Concordarás en que… No va a salir bien.

Por eso, en el momento de crear a tu buyer persona, es fundamental que analices datos tales como género, edad, profesión, localización geográfica, hábitos de consumo, estilo de vida y hobbies. Además, siempre es válido entender qué dolores tiene esa persona, y qué problemas busca solucionar.

Y la única manera de producir un contenido de valor para ese cliente, es… ¡Conocerlo bien! Entonces, investiga y empieza a elaborar el perfil de tu cliente ideal. En el caso de que ya tengas una audiencia online, puedes usar datos reales sobre ese público, y para eso, valerte de herramientas como Google Analytics, por ejemplo.

VÍDEO | Buyer Persona: ¿cómo crear uno para tu negocio? | Hotmart Tips

3. Planifica

Una vez que hayas hecho las primeras investigaciones y definido a tu buyer persona, empieza con la planificación de tu gestión de contenido. Como dijimos antes, la planificación es una pieza clave dentro de la estrategia y servirá de parámetro para mensurar tus resultados.

El primer paso es definir tus objetivos, que deben ser claros y alcanzables. Puedes pensar en un objetivo general, como aumentar el número de ventas, por ejemplo, para después continuar con otros objetivos específicos, que serán trabajados en consonancia con lo general como, por ejemplo, ampliar la base de leads, alcanzar un mayor compromiso de tu público y fortalecer tu reconocimiento de marca. 

Haz un análisis de cuántos contenidos puedes producir a partir de un mismo tema. ¿Tu audiencia consume más contenido escrito o audiovisual? ¿Qué puedes aprovechar en común para cada formato? ¿Qué pondrías de diferente?

Pauta la duración de tu proyecto, las fechas de realización y las personas responsables por la entrega de cada tarea. Recuerda: la gestión no incluye solo el contenido, también es necesario hacer la planificación de lo que pretendes que los miembros de tu equipo desarrollen.

4. Crea un calendario editorial

Créeme, el calendario editorial puede ser tu mayor aliado dentro de la estrategia de gestión de contenido, porque es aquí donde vas a reunir toda tu planificación de publicaciones.

Con un calendario bien hecho, podrás tener una visión macro de tus estrategias, controlar todas las acciones necesarias y, consecuentemente, también vas a organizar mejor tu tiempo.

El calendario es una herramienta muy útil, pero necesitas poner la información correcta y clara para que funcione bien. Entonces, intenta siempre destacar las informaciones macro de tu estrategia tales como, por ejemplo:

• el objetivo general; 
• las principales acciones que debes desarrollar para alcanzar ese objetivo; 
• el tema de tu contenido y el formato; 
• la fecha de entrega; 
• las mejores formas de ejecutar la tarea;  
• la persona responsable por realizar la tarea; y
• la frecuencia de posts.

Este panorama general que el calendario editorial ofrece realmente es un gran apoyo para tu equipo y tú siempre sepan lo que se va a producir, revisar y publicar, con la debida anticipación para nunca incumplir un plazo. Esto es muy importante, tenlo en cuenta.

¿Y ahora? ¿Cómo hacer tu calendario? Además de recurrir a la planilla, puedes probar otros recursos que te van a ayudar (y mucho) con esa organización. Google Calendar y Trello son excelentes herramientas, y lo mejor: ¡gratuitas! Además de esas,  también puedes probar Asana, que es una buena opción para quien quiere hacer una gestión completa en un único lugar.

5. Elige el formato de tu contenido

Dentro del medio digital, tenemos muchas posibilidades de formatos de contenido, y entendemos “formato” como todo aquello que produces y quieres distribuir — en este caso, por internet — pensando en tu cliente.

Puedes producir tus contenidos en formato textual, gráfico, en audio, video y multimedia, y jugar con juntar dos o más tipos de medios, combinando formatos estáticos y dinámicos.

Antes de aplicar tu contenido en un formato específico, estúdialo bien, pruébalo e investiga los mejores canales para su distribución. Entre los más utilizados, destacamos:

• E-mail;
• Newsletter;
• Ebook;
• Infográfico;
• Blog post;
• Post en redes sociales;
• Checklist;
• Planilla;
• Video;
• Webinars;
• Podcast;
• Audiolibros;
• Foto.

Cada uno de estos formatos tiene sus ventajas, pero el mejor para tu estrategia es aquel que combina con tu tema, con el canal en el que será divulgado y, principalmente, con tu buyer persona.

¿Cuál es el formato que tu persona más consume? Ten eso en mente antes de producir el contenido y recuerda que un mismo contenido puede proporcionarte material e insights interesantes para aplicarlo en más de un formato. ¡No pierdas esta oportunidad!

6. Produce el contenido

Ha llegado el momento de escribir, grabar, ilustrar, fotografiar… En fin, ¡de poner las manos a la obra! 

El primer paso aquí es elaborar una pauta para cada contenido que vas a producir. Para eso, considera siempre el formato del contenido elegido, el objetivo, el tamaño o la duración (en caso de videos), el lenguaje más adecuado y el canal de distribución.

Una vez hecho esto, elige una palabra clave. Sí, ese es un punto de extrema importancia para contenidos vehiculados por internet, principalmente si tienes un blog o una página web. Una palabra clave bien elegida para tu estrategia es una potentísima herramienta de optimización de contenido para los motores de búsqueda, como Google.

Esta es una de las estrategias de SEO, que ayudan a tu página web o blog a ser más relevantes para la audiencia que hace búsquedas en la web. Pero no te equivoques pensando que esta estrategia solo sirve para posicionar formatos de texto, porque saber elegir la palabra clave para YouTube puede ser decisivo para generar más visualizaciones de tu canal.

Investiga bastante, haz un esquema de lo que pretendes producir y dedica un tiempo solo para la ejecución de esta tarea. Además, elige un lugar tranquilo para trabajar y evita distracciones en este momento.

En la planificación, seguramente establecerías un tiempo para la producción, ¿verdad? Cumplir lo planificado siempre es bueno, pero no te olvides que la producción de un contenido también es un proceso creativo. Por eso, trabaja con anticipación para no correr el riesgo de tener que limitar tu creatividad.

Recuerda que al principio del artículo mencionábamos que es importante que tus contenidos estén siempre alineados. Aquí tienes dos tips que te pueden ayudar mucho a conseguirlo: 

Define el tono de voz

Definir el tono de voz de tu marca y usarlo en todas las producciones que realices es crucial para que tengas una identidad que tu audiencia reconozca. Siempre debe estar relacionado a tu mercado, a tu propuesta y a tu buyer persona.

Crea un manual de tu marca

Así como el tono de voz, el manual de marca te va a ayudar a componer la identidad de tu negocio. Tener un manual significa contar con una guía que va a orientar tu producción, reuniendo todos los aspectos visuales y de comunicación que diferencian a tu empresa de las demás.

7. Revisa toda la producción

La revisión del contenido no solo sirve para filtrar y corregir los desvíos a la norma gramatical de la lengua española — o de cualquier idioma en que produzcas un contenido. Este es un punto importante, pero no es el único.

En la revisión, debes observar también la calidad del lenguaje usado, es decir, ¿es adecuado para mi audiencia? ¿Para el formato? ¿Para el canal de divulgación? Verifica si tu contenido está entregando lo que promete, lo que has planificado y si es claro y objetivo.

Lo ideal es que el contenido sea revisado por alguien diferente a quien lo produjo. Generalmente, cuando hacemos un texto o un video, dedicamos mucho tiempo para investigar sobre el tema y al proceso de creación en sí, lo que puede “contaminar” nuestro juicio para el producto final.

Un tercero, que todavía no ha tenido contacto con el contenido, va a poder revisarlo de una manera neutra y descansada. Si no tienes un revisor profesional en tu equipo, puedes contar con alguien que tenga afinidad con textos o edición de vídeos, o contratar un profesional freelance.

Lo más importante es no dejar nunca de hacer una revisión. Este es un proceso que promueve una mejoría continua del contenido que produces.

8. Publica el contenido

¿El contenido está listo y revisado? Entonces, ¡es el momento de publicarlo!

Esta etapa puede no ofrecer mucha dificultad, a fin de cuentas, sabes que vas a publicar tus artículos en un blog, tus videos en YouTube o en Vimeo… Que Reels va directamente a Instagram etc, etc.

Lo que tal vez todavía no sepas es que puedes contar con un sistema de gestión de contenidos, el CMS (Content Management System), para organizar, programar y publicar tus contenidos, como WordPress, por ejemplo.

Lo mejor de esta herramienta es que no necesitas ser un experto en programación o entender todo sobre códigos. Generalmente, son plataformas intuitivas y fáciles de usar, justamente porque el objetivo es mejorar la organización y ganar tiempo. 

9. Divulga tu material

Si creías que una vez publicado, el trabajo había terminado… La respuesta para esta pregunta es, definitivamente, ¡NO! Todavía tienes mucho por delante, empezando por la promoción de tu contenido.

Divulgar el trabajo que ya ha sido publicado es súper importante y necesitas prestar atención para realizar esta etapa. ¡Tienes que divulgar en los canales donde está tu buyer persona! ¿Tu audiencia está siempre presente en tu blog, o suele interactuar más en LinkedIn?

En este momento, puedes usar muchas estrategias, pero siempre de acuerdo con tu objetivo, tu propuesta y la expectativa de tu público. Puedes hacer una lista de emails de los leads que ya te proporcionaron su contacto, puedes hacer una landing page para ayudarte a medir los resultados y puedes, siempre, contar con las redes sociales.

Sabiendo el canal en el que harás la divulgación, ¡presta atención a los detalles! Observa qué días y en qué horarios has tenido más respuestas, más conversiones, e intenta mantener esta frecuencia. Recuerda: una vez que tu público se acostumbre a recibir tus contenidos, ¡siempre estarán esperando que lleguen más!

10. Mide los resultados

Estamos llegando al final de todo el proceso de gestión de contenido, que es el análisis de los resultados. Después de realizar los 9 pasos anteriores, necesitas medir si la planificación alcanzó el éxito esperado.

Lo primero que hay que tener en cuenta aquí son los KPIs que has definido antes. Esos indicadores se estipulan en el momento en el que trazas tus objetivos y las acciones que debes hacer para alcanzarlos.

Puede ser el número de accesos dentro de un período de tiempo, el número de likes, el tiempo de retención de un usuario en tu blog, la cantidad de inscritos en YouTube. ¡Tú eres quien lo define! Pero lo más importante es acompañar y monitorear esos datos con frecuencia para saber lo que está funcionando y lo que todavía necesita ajustes para mejorar.

Cada canal, cada plataforma, te va a ofrecer un panel de métricas para que puedas seguir tu desempeño. Sigue esos datos de cerca para incluir nuevos desafíos en cada ciclo de contenidos que vas a crear, ¡ponerse a prueba también es importante!

11. Interactúa con tu audiencia

¡De nada vale producir un contenido memorable y esmerarse en la divulgación si no interactúas con tu público!

La interacción con la audiencia es esencial para mantener la relación caliente, es decir, para que esos clientes siempre se acuerden de tu negocio. Aproxímate a tu público, crea vínculos, responde sus comentarios, muéstrales cómo su percepción sobre tu marca es importante para ti.

Cuanto más humanizada y personalizada sea tu comunicación con tu audiencia, ¡más va a ganar tu negocio!

Empieza a gestionar tu contenido

Puedes ver que la gestión de contenido es fundamental para realizar una estrategia de marketing de éxito. Es un proceso compuesto por varias etapas que van desde la gestión de tu equipo a la gestión de cada fase de la producción de contenido hasta alcanzar el resultado final.

Recuerda esto siempre: para administrar tu contenido de la mejor manera, tienes que investigar, planificar, crear, revisar, publicar, divulgar, medir e interactuar con tu audiencia. ¡No te saltes ninguna etapa y mira cómo se hace la magia!

¿Estás listo para aplicar todos estos consejos en tu negocio, pero aún quieres ir más allá? Entonces, no te pierdas el post que preparamos para que descubras cómo administrar y gestionar tu marca en el mercado con el Marketing Institucional.