O que é gestão do conhecimento, vantagens e como adotá-la!

Gestão do conhecimento, do inglês Knowledge Management, é um conjunto de estratégias usadas nas organizações para manipular informações e aplicá-las de maneira eficiente a fim de potencializar resultados.

Em uma sociedade na qual o conhecimento é tão bem reconhecido e almejado, principalmente por profissionais que querem se destacar, é praticamente impossível tentar fazer melhorias em um negócio sem pensar na aquisição de conhecimentos específicos.

Todos os dias, somos impactados por informações novas e que podem nos ajudar a melhorar algum aspecto tanto de nossas vidas pessoais, como profissionais. Mas, de nada adianta receber todas essas ideias, se você não souber como empregá-las a seu favor e, sobretudo, em prol de seu próprio negócio.

Parece difícil? Continue lendo este post para entender o que é gestão do conhecimento e saber como ela pode ser aplicada em sua empresa.

Entendendo a gestão de conhecimento

Resumidamente, a gestão de conhecimento é um conjunto de processos que têm como objetivo encontrar, comparar, organizar, selecionar e apresentar as informações obtidas em um negócio de maneira mais clara.

E por que isso deve ser feito? Mesmo que você não tenha seu próprio negócio, já tem de saber que todo empreendimento gera várias informações.

Então, para tomar decisões certas e racionais, é necessário organizar seus dados de maneira inteligente. Só assim você e todas as pessoas que trabalham em sua empresa conseguem entender realmente o que está funcionando e o que ainda pode melhorar.

Sabe aquele ditado que diz que conhecimento é poder? Imagina conseguir unir isso ao conhecimento sobre os processos de uma empresa?

É exatamente com tal finalidade que a gestão de conhecimento serve. Desde processos técnicos até a experiência da pessoa colaboradora, é essa gestão que une e distribui as informações para todo o grupo de forma organizada e efetiva.

Dentro dessa forma de gerenciar, encontra-se um conceito central: a memória organizacional, formada por:

• pessoas;
• cultura organizacional;
• procedimentos e processos internos;
• espaços físicos de trabalho;
• arquivos.

Características da gestão de conhecimento

Todos os exemplos de gestão do conhecimento aplicados nas empresas apresentam três conceitos muito importantes, e você precisa conhecê-los ao pensar na gestão de conhecimento no seu negócio. Confira quais são:

• dados: os registros de tudo que acontece dentro de uma organização, desde uma pequena operação até uma estrutura complexa;
• informação: são os dados já analisados, filtrados e relevantes para ajudar em alguma tomada de decisão em seu negócio;
• conhecimento: a reunião de dados e informações de maneira macro e micro, com o objetivo de realmente gerar algo relevante para a organização. E diferentemente da informação, o conhecimento é algo vivo, que sempre se modifica a fim de melhorar cada vez mais.

Qual a importância da gestão de conhecimento

O conceito de gestão de conhecimento é relativamente recente no mundo dos negócios. Ele foi criado na década de 90 por Peter Drucker, um escritor, professor e consultor administrativo reconhecido mundialmente como um dos grandes estudiosos dos efeitos da globalização na economia.

Intitulado como o pai da gestão e da administração moderna, Drucker acreditava que:

“O conhecimento e a informação são os recursos estratégicos para o desenvolvimento de qualquer país. Os portadores desses recursos são as pessoas.”

O mesmo conceito pode ser aplicado a negócios, já que uma empresa também é feita de pessoas detentoras de informação e conhecimento. Então, de uns anos para cá, trabalhar estratégias que possibilitem o crescimento intelectual das organizações se tornou prioridade.

Gestores, treinadores e pessoas donas do seu próprio negócio começaram a se dar conta da importância de agregar valor às pessoas e, consequentemente, aos processos em suas empresas.

Com isso, o foco da gestão de conhecimento não está apenas nos resultados e crescimento financeiro, mas também nos resultados e crescimento pessoal. São estratégias completas que geram benefícios para a empresa como um todo, mas, principalmente, para empreendedores e colaboradores que atuam na organização.

Veja, a seguir, o que é possível adquirir de benefícios da gestão do conhecimento para colaboradores e para organização.

Vantagens da gestão de conhecimento para colaboradores

Quando a gestão de conhecimento é aplicada, todo o potencial individual de colaboradores é otimizado e explorado da melhor maneira possível.

Cada uma das pessoas que trabalham em uma empresa detém saberes e conhecimentos úteis para o desenvolvimento dos processos empresariais. Porém, muitas vezes, tal conteúdo não é utilizado e acaba até mesmo passando despercebido por líderes.

Ambientes em que o conhecimento é trabalhado e incentivado constantemente tendem a ser mais criativos, com geração de valor para quem aprende algo novo e sobretudo compartilhamento de experiências.

Colaboradores em organizações que se preocupam com a gestão de conhecimento conseguem trabalhar muito melhor e crescem junto à empresa. Além disso, a principal vantagem é conseguir desenvolver novas habilidades e receber reconhecimento não apenas financeiramente, mas ainda profissional e intelectualmente.

Vantagens da gestão de conhecimento para empreendedores e empresas

Empreendedores que estão à frente da empresa, bem como a própria organização, ganham com a gestão de conhecimento, porque este processo não é específico para uma área ou setor, mas sim para toda a empresa.

Talvez, o principal benefício para a empresa seja a criação de valor. Mas não se trata de valor financeiro ou de mercado, e sim de valor agregado. O conhecimento gerado, compartilhado e mantido dentro da empresa é convertido em produtividade, visões mais humanas e processos cada vez melhores.

Consumidores, clientes, pessoas parceiras e a sociedade em geral passam a ver a empresa como uma organização diferenciada. Ou seja, seu valor interno ganha destaque.

Como já mostramos, as organizações são formadas por pessoas, espaço físico, processos, ferramentas e a própria cultura da organização (pensamentos, crenças e desafios).

A gestão de conhecimento procura trabalhar todos esses aspectos de forma simultânea. Não se trata de aprendizagem organizacional (foco em colaboradores), mas sim da aplicação efetiva do conhecimento empresarial.

Ferramentas da gestão de conhecimento

Agora que já entendeu o que é possível obter de vantagens da gestão do conhecimento, tanto para colaboradores quanto para empreendedores e empresas, é hora de conhecer as melhores ferramentas para colocar a estratégia em prática.

A seguir, entenda oito recursos poderosos que podem ser aplicados em uma empresa e os benefícios deles.

1. Gestão de informação

Empresas lidam com diversas informações todos os dias, não importa se o negócio é online ou offline. É fundamental saber quais são as informações mais importantes, quais devem ser filtradas e descartadas e quais precisam ser repassadas para as pessoas.

Além disso, para potencializar resultados e reduzir erros, é necessário ter certeza sobre quem receberá as informações.

A gestão de informação está relacionada ao controle das informações dentro da empresa. Não apenas em relação à sua distribuição, mas também à obtenção e análise. Afinal, sem uma boa gestão de informação, os dados se perdem, chegam a receptores errados e causam confusão operacional.

Neste contexto, vale a pena contar com ferramentas que centralizem informações de maneira simples e acessível. O Evernote é uma boa opção para garantir a organização e compartilhamento descomplicado de informações. Além de ser personalizável, o aplicativo pode ser acessado pelo celular e pela web.

O Canva também é outro exemplo de ferramenta para apostar. Ela permite o compartilhamento de conteúdos visuais, como infográficos ou posts para redes sociais, entre pessoas de uma equipe ou mesmo clientes, tanto na web como pelo celular.

2. Educação corporativa

A educação deve ser entendida como um processo mais amplo do que a simples realização de treinamentos e qualificação profissional de colaboradores.

Os treinamentos são fundamentais para assegurar a qualidade e o conhecimento dentro da organização, mas a educação corporativa ainda vai além.

Para fazer uma boa gestão de conhecimento, é crucial que as potencialidades individuais dos colaboradores sejam exploradas. Tudo isso deve ser feito visando o crescimento da empresa como um todo.

Diplomas profissionais e horas de treinamento são bons indicadores de mercado, mas não são suficientes para mensurar o nível de conhecimento e valor agregado.

Em linhas gerais, a educação corporativa é o resultado da gestão de conhecimento combinada com a gestão de pessoas. Quando esses dois processos são trabalhados, os objetivos a longo prazo da empresa podem ser alcançados de maneira mais eficiente.

A educação é pensada para permitir a continuidade da empresa ao longo do tempo, com elevação contínua dos níveis internos de qualidade. Por isso, o foco deve estar na aplicação de estratégias completas que ultrapassem o mero treinamento de colaboradores.

Até mesmo o treinamento precisa ser repensado para permitir o crescimento real de todos os colaboradores, com otimização para a missão e objetivos da empresa.

3. Inteligência corporativa

A inteligência corporativa é representada pela somatória de todas as inteligências individuais. O potencial intelectual dentro das empresas é imensurável. Por isso, é sempre desejável colocar em prática estratégias que visem utilizar esse potencial em prol da missão empresarial.

Em termos conceituais, a inteligência corporativa representa a integração entre pessoas, ferramentas, práticas e processos.

É importante ter boas ferramentas, atualizadas, e processos ricos e bem-estruturados. Mas também é igualmente importante saber integrar todos esses aspectos, gerando o que chamamos de inteligência corporativa.

Trata-se do nível de compatibilidade entre todas as áreas da empresa. Por isso, a inteligência de uma organização pode ser medida com base na capacidade de integração entre as mais variadas partes que compõem a empresa.

Sem tal integração, nem um compartilhamento correto de informações e de saberes, a inteligência se perde, e os times passam a trabalhar individualmente, o que pode ser um risco para o crescimento pessoal, profissional e organizacional.

Por isso, como pessoa gestora ou empreendedora, estimule o trabalho em equipe e a troca de conhecimento interdisciplinar. Uma boa alternativa que temos visto ultimamente são os meetups, pequenas reuniões para falar e aprender sobre um assunto específico.

Tais encontros conseguem integrar pessoas de uma mesma área, mas de times diferentes, ou até mesmo pessoas com funções completamente distintas para compartilhar um novo conhecimento com o restante da equipe. O importante é fazer o conhecimento individual girar e se multiplicar.

4. Gestão de conhecimentos organizacionais

Para realizar a gestão de conhecimentos organizacionais, é imprescindível colocar em prática técnicas e estratégias variadas. Entre elas estão:

• criação de canais de comunicação (internos e externos) claros e eficientes;
• descentralização dos processos de formação de ideias;
• apresentação de soluções;
• estimulação do aperfeiçoamento individual.

Dentro da organização existem saberes infinitos, uma grande massa criativa e energia produtiva. Tais dimensões são muito ricas e podem contribuir com o crescimento da empresa não apenas no sentido financeiro, mas também pessoal.

5. Gestão de competências

Há competências que são úteis ao contexto empresarial e para cada modelo de negócio, assim, competências diferentes são requisitadas. Como fazer a gestão desses atributos de forma a criar um ambiente produtivo, rico e criativo? A resposta está na gestão de colaboradores, com foco no potencial de cada um deles.

Todas as caraterísticas positivas devem ser estimuladas, ao passo que pequenos erros precisam ser solucionados. A gestão de conhecimento passa, necessariamente, pelo melhoramento das competências individuais, para que se transformem em competências globais, da própria empresa.

Essa transformação do potencial individual em valor agregado é fundamental para o crescimento da organização no mercado. Profissionais competentes fazem empresas competentes.

E como fazer isso? Dando e estimulando feedbacks constantemente. Como pessoa gestora, você tem de conversar aberta e periodicamente com os colaboradores. Isso ajuda a evitar que os erros sejam continuados e estimula os acertos.

Mas não pense que só você deve dar feedbacks. Incentive as pessoas a conversarem entre si, principalmente aqueles que trabalham em pares. Assim, as pessoas passam a entender melhor a visão de seus colegas e podem crescer com essas informações.

6. Melhores práticas

Todas as práticas internas de uma instituição podem ser melhoradas e aperfeiçoadas com o tempo. Os exemplos de gestão do conhecimento aplicados nas empresas mostram que o nível de qualidade, em todos os setores, não apresenta um limite máximo. Muito pelo contrário, é possível crescer e melhorar cada vez mais.

Para tornar as práticas empresariais melhores, é necessário acompanhamento, análise de informações e experimentos.

Para que as mudanças sejam abraçadas por colaboradores — e não recusadas, como acontece em muitas empresas —, as práticas devem ser avaliadas com a ajuda de toda a empresa.

Fazer com que as pessoas afetadas pelas mudanças se sintam participantes do processo de transformação é fundamental para garantir aceitação. Sempre que possível, gestores devem consultar colaboradores e entender quais práticas precisam ser melhoradas e como fazer isso de forma a otimizar experiências e processos.

7. Gestão de pessoas talentosas

Ter pessoas talentosas na empresa é um grande diferencial. Mas, muitas vezes, as pessoas talentosas não são conhecidas por parte de gestores, treinadores e empreendedores. O potencial desperdiçado é um sério risco para o crescimento da organização, que, apesar de contar com profissionais de qualidade, não consegue extrair o melhor que eles têm a oferecer.

A gestão de talentos é indispensável para resolver essa questão. Trata-se da implementação de estratégias que possibilitam identificar as pessoas talentosas da empresa, potencializando e desenvolvendo cada uma delas. Tudo com base nos valores e missão da empresa.

A pesquisa de clima organizacional é uma das ferramentas mais utilizadas nessa gestão. A partir dela, é possível analisar características e comportamentos de colaboradores, além de outros aspectos que influenciam as relações e a produtividade no dia a dia.

Existe, ainda, uma gama de softwares de RH disponíveis no mercado que, dentre tantas funcionalidades, servem para gerir benefícios, promover melhoria da comunicação interna e contribuir para a aquisição de novas pessoas talentosas.

8. Desenvolvimento de pessoas

Por fim, mas não menos importante, o desenvolvimento de pessoas, uma das grandes estratégias de gestão de conhecimento para empresas.

Os colaboradores — e aqui estamos falando de todas as pessoas, desde funcionários técnicos, ao suporte, passando pelo pessoal administrativo e serviços gerais — devem receber atenção contínua.

Quando as pessoas atuantes em uma empresa crescem, o negócio também evolui. Esse é o resultado lógico da boa gestão de pessoas, que deve ser feita de forma completa e orgânica. O setor de recursos humanos da empresa é muito importante nesse processo.

Gestão do conhecimento é também gestão de negócios

Saber o que é gestão do conhecimento é fundamental para seu negócio. Esse é um dos vários processos que precisam ser implementados na empresa para alcançar sucesso e crescer no mercado.

Se você é uma pessoa empreendedora ou trabalha com gestão de pessoas em uma empresa e deseja saber mais sobre o assunto, leia sobre o treinamento empresarial e veja como ter uma equipe de alta performance.