¿Qué es la automatización de procesos y cómo funciona?

La automatización de procesos consiste en el uso de tecnologías para reducir la cantidad de tareas manuales repetitivas y burocráticas.

Utilizar la tecnología a favor de los negocios ha dejado de ser una alternativa para volverse una condición básica de supervivencia en el mercado. De hecho, la automatización de procesos es una tendencia que facilita, acelera y mejora la rutina corporativa.

Debes tener presente que automatizar los procesos en los negocios digitales no solo posibilita ahorrar tiempo, sino también maximizar el aprovechamiento de los recursos, incrementar la productividad de las personas y analizar los datos de manera más precisa y efectiva.

En cuanto a la importancia de la automatización de procesos en los emprendimientos digitales, sería paradójico prescindir de las herramientas a la hora de poner en marcha distintos proyectos, definir acciones, estructurar tareas o mejorar el desempeño del negocio.

Al fin y al cabo, el medio online requiere conocer y saber usar las mejores tecnologías para alcanzar los resultados más satisfactorios.

Como sabemos que la automatización de procesos es un tema que genera muchas dudas entre las personas que deciden trabajar en Internet, creímos oportuno crear un contenido completo sobre el temas. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es la automatización de procesos?

Como hemos dicho antes, la automatización de procesos se basa en la utilización de tecnologías para reducir el número de trabajos manuales. De esta manera, la transformación digital se vincula de manera directa con la capacidad de un negocio de automatizar sus tareas.

La irrupción de tecnologías como la inteligencia artificial, el machine learning y el blockchain ha llevado a la eficiencia operativa en los más variados sectores.

Gracias a sus herramientas, es posible centralizar la información en un solo espacio, automatizar una serie de actividades ajenas al core de negocio y, en consecuencia, mejorar los ingresos corporativos.

VIDEO | Los procesos automatizados

Así, podemos decir que la automatización inteligente es un modelo que utiliza las herramientas tecnológicas y las metodologías emergentes en pro de la optimización de los resultados en las diferentes esferas de un negocio —operativa, técnica y estratégica.

Ten en cuenta que, al automatizar tareas secundarias, reduces la participación de las personas, por ende, puedes eliminar cuellos de botella y errores relacionados con la intervención humana, así como agilizar el tiempo de conclusión de los procesos.

Así pues, el incremento en la eficiencia operativa, la disminución de las fallas y de la necesidad de repetir tareas en virtud de la automatización impacta de forma directa en los costos del negocio.

Por ende, la automatización incide de modo favorable en su capacidad de generar ingresos y, en el último eslabón, contribuye en gran medida al aumento de la rentabilidad.

¿Cuál es el propósito de la automatización de procesos?

Independientemente del modelo de negocio, el principal objetivo de la automatización de procesos es optimizar la velocidad y la calidad del flujo de trabajo en una organización.

Fíjate que estamos hablando de un entorno que se puede establecer en todos los sectores y esferas corporativas fomentando así, un impacto importante en la productividad de los equipos, en la gestión del tiempo y en los resultados tanto individuales como colectivos.

Uno de los aspectos más importantes de la automatización es que disminuye la carga de trabajo manual, lo que conlleva a un ambiente laboral más leve, colaborativo y enfocado en las actividades que efectivamente requieren la atención de los profesionales e inciden en las finanzas del negocio.

Por ejemplo, al introducir una herramienta que procese y analice una gran cantidad de datos, liberas a los colaboradores de llevar a cabo esta actividad de forma manual. En consecuencia, pueden dedicarse a otras que añadan valor al negocio y permitan que la empresa crezca.

Por lo tanto, el objetivo más ambicioso de la automatización de procesos es hacer al negocio crecer ganando una potente ventaja ante la competencia y generando más beneficios a largo plazo.

Pasos para automatizar los procesos

Ahora que sabes en qué consiste y el principal objetivo de la automatización de procesos, ha llegado el momento de conocer los 5 pasos necesarios para integrar las tendencias en tecnología a la rutina de tu emprendimiento:

1. Identifica los procesos que se pueden automatizar

En primer lugar, debes tener en mente que no puedes automatizar todas las tareas, sin embargo, con el apoyo de la tecnología, es posible eliminar una serie de actividades manuales que no agregan valor al negocio:

Así, el primer paso es identificar las características y los tipos de tareas que se pueden mecanizar. A continuación, te contamos las principales:

• Urgentes: Son tareas que se deben ejecutar rápidamente como la comparación de datos históricos en el momento que el gestor necesita tomar una decisión estratégica.
• Repetitivas: Son actividades que se ejecutan una y otra vez, como la medición de la temperatura en una máquina industrial.
• Abiertas a seguimientos y auditorías: Son tareas que requieren cuidado. Un buen ejemplo es el uso de un software para registrar la jornada de los profesionales que trabajan presencial y a distancia.
• Estandarizadas: Son las tareas que presentan patrones de calidad, de tiempo y otros factores. Así, todas deben presentar el mismo resultado. Por ejemplo, la emisión de facturas debe seguir un estándar. Un buen software financiero puede asegurarlo.

VIDEO | ¿Cómo definir metas y objetivos para tu negocio? | Hotmart Tips

2. Define los objetivos de tu negocio

Antes de lanzarte a elegir los procesos interesantes para automatizar y las herramientas aptas para lograrlo, es fundamental establecer, considerar y/o revisar los objetivos del negocio.

Al analizar este aspecto detenidamente, es posible entender de manera más práctica de qué forma la automatización puede ayudarte a alcanzarlos. En este sentido, también necesitas definir cómo medir el éxito. Por ejemplo, una disminución en el tiempo de atención al cliente, una reducción en la cantidad de quejas sobre un determinado producto, un incremento en la rentabilidad, etc.

Tras conocer los objetivos, automatizar los procesos se vuelve una medida mucho más sencilla, ya que cada decisión implica apenas sopesar si la introducción de una tecnología a un cierto proceso acerca o aleja el negocio de su propósito.

3. Elige las herramientas correctas

Introducir tecnologías al escenario corporativo no solo implica considerar el tipo de tareas que se quiere automatizar y los objetivos, sino también entender cuáles herramientas pueden ajustarse a la realidad y a la idea del negocio.

Más allá de evaluar cuestiones relacionadas con el ambiente interno, vale la pena investigar la reputación de las soluciones y la imagen de los proveedores en el mercado. Ocasionalmente, puedes necesitar el soporte de expertos para optimizar el uso de la tecnología.

En cuanto a las características de los sistemas, prioriza los que ofrecen interfaces intuitivas, son fáciles de entender, escalables y presentan una excelente usabilidad.

Además, las herramientas deben ser flexibles, adaptándose a las oscilaciones del negocio, y capaces de integrarse con otros softwares corporativos.

4. Promueve y administra el cambio

No siempre es sencillo lograr que las personas acepten los cambios a favor de la tecnología, principalmente, por el miedo a perder el empleo.

Para fomentar la aceptación del personal, lo ideal es realizar capacitaciones que orienten a los profesionales sobre cómo usar las herramientas para facilitar su trabajo.

Además, es interesante desarrollar charlas y reuniones explicando los cambios positivos derivados de la transformación digital y de la generación de un ambiente más adecuado para el crecimiento profesional.

5. Controla los cambios y resultados

Después de adoptar las herramientas y hacerlas parte del cotidiano del negocio, es importante observar los cambios que ocasionan, su repercusión en el proceso automatizado y los nuevos resultados.

Para eso, te recomendamos que utilices indicadores clave de desempeño de manera continua. Así, ante cualquier cifra negativa derivada de la caída del rendimiento, puedes evaluar el proceso, administrar soluciones emergentes y garantizar la continuidad del negocio.

¿Por qué se debe utilizar la automatización de procesos?

Independientemente si eres un emprendedor individual o tienes un negocio formal impulsado por un equipo de profesionales, automatizar los procesos es clave para promover su supervivencia y reducir sus inconsistencias.

Pero, ¡esto no es todo!

La automatización de procesos permite:

Ahorrar tiempo

Los trabajos manuales consumen mucho tiempo. Por ejemplo, imagina que necesitas publicar en cada red social. Sería más rápido hacerlo en una sola vez utilizando una herramienta de integración.

La misma lógica se puede aplicar al completar todos los campos de una factura. En vez de hacerlo manualmente, puedes utilizar un sistema de emisión de facturas electrónicas para introducir los datos y, de este modo, acelerar el proceso.

Aprovechar más tus recursos

Uno de los grandes desafíos enfrentados por los negocios es optimizar el uso de sus recursos minimizando los errores, la repetición de tareas y, por consiguiente, el consumo.

La automatización de procesos reduce el desperdicio, pues debido al aprendizaje automático, las máquinas pueden ejecutar tareas repetitivas y exhaustivas eliminando los “errores por cansancio”.

VIDEO | Hábitos para aumentar la productividad | 5 consejos sobre cómo ser más productivo

Aumentar tu productividad

Quienes trabajan en internet o han digitalizado su negocio saben que llevar a cabo tareas repetitivas suele ser desgastante y ocasionar un efecto negativo en la productividad.

Las máquinas y los sistemas evitan que los emprendedores y profesionales padezcan con la falta de motivación ocasionada por un gran contingente de tareas manuales, burocráticas y difíciles de ejecutar sin cometer errores potenciando así, la productividad de las personas.

Analizar los datos de forma más rápida y efectiva

Los datos son los principales activos de un negocio digital, por lo cual, recopilarlos, procesarlos y analizarlos contando con el apoyo de las herramientas de automatización favorece su gestión y uso adecuado.

La utilización de herramientas permite que los emprendedores identifiquen las soluciones, estrategias y medidas más efectivas para su negocio. Asimismo, posibilita detectar inconsistencias y obtener una visión integral y holística de los procesos, cuestiones cruciales para mejorar la posición de un emprendimiento en el mercado..

¿Cuáles son las mejores herramientas?

Luego de conocer más sobre la esencia de la automatización de procesos, ha llegado la hora de presentarte algunas herramientas que hacen posible la migración hacia un entorno más digital, moderno y sostenible:

Asana

Con una versión gratuita que incluye funciones básicas, esta herramienta de gestión de proyectos es sumamente intuitiva y presenta una excelente usabilidad, lo que desemboca en la simplificación de los flujos de trabajo y en la mejora en la productividad de los equipos.

Con Asana, puedes ver las tareas, distribuirlas entre los integrantes de tu equipo y comunicarte con todos, incluso cuando trabajan a distancia. Por lo tanto, es una gran herramienta para planificar y administrar las actividades laborales siguiendo un ritmo fácil y efectivo.

Asimismo, es importante mencionar que Asana permite centralizar la información en un solo espacio facilitando así, la visualización de las etapas y las entregas.

¡No es en vano que millones de usuarios distribuidos en 190 países confían en Asana!

Mailchimp

Mailchimp es una de las herramientas de automatización de marketing que permite enviar y compartir campañas publicitarias y de email marketing con los prospectos y clientes.

Conocida como una de las más relevantes del mercado, la plataforma promueve un enfoque saludable en materia de gestión de públicos, diseño de campañas y análisis de datos.

Compatible con la mayor parte de los navegadores, el uso de la aplicación web no requiere descargar ni instalar ningún tipo de programa en el PC.

Además de los envíos automatizados, con métricas de correo electrónico, que son importantes para tales campañas, Mailchimp consigue integrar sus funcionalidades con otras plataformas muy conocidas por emprendedores digitales como Google Docs y WordPress.

Para utilizar la plataforma de automatización de procesos mercadológicos, debes registrarte y aceptar sus condiciones de uso. La buena noticia es que, si no conoces sus funciones y su potencial, puedes solicitar una prueba gratuita de los planes Standard y Essential.

SEMRush

SEMRush se ha convertido en una de las principales herramientas de marketing digital y de administración de contenidos del mercado.

Entre sus principales funciones destacamos la mejora de la visibilidad de los negocios en los diferentes canales digitales y la creación de contenidos ajustados a las características y demandas de cada audiencia.

Gracias a la centralización y al aporte de datos valiosos, contribuye en gran medida al crecimiento de los emprendimientos virtuales y el alcance de un mejor posicionamiento en los buscadores.

Esto se debe a que la herramienta permite ver el número de búsquedas por palabras clave, términos relacionados, resultados de anuncios y otras cosas que inciden en los resultados orgánicos de estos sitios.

Hootsuite

Hootsuite es una herramienta que permite organizar las publicaciones de tus redes sociales, un componente fundamental en la estrategia de divulgación de cualquier negocio en la actualidad, sobre todo si es digital.

Además, puedes gestionar todas tus cuentas en un solo lugar, seguir las tendencias del momento y planificarte mejor en una plataforma muy intuitiva.

Y lo mejor es que te ofrece un periodo de prueba gratis para que te familiarices con la herramienta y puedas decidir después qué plan es el mejor para tu negocio.

UiPath

UiPath es una herramienta de Automatización Robótica de Procesos (RPA) que proporciona múltiples funcionalidades y características, hechos que le permiten automatizar cualquier aplicación de escritorio o sitio web.

Así, posibilita diseñar, administrar y monitorear una fuerza de trabajo virtual cuyo desempeño imita a la humana. Para eso, define reglas que posibilitan a los profesionales liberarse de la carga laboral repetitiva.

Entre sus principales funciones destacamos:

• Control de acceso.
• Programación remota.
• Reestructuración de los procesos.
• Auditoría y monitoreo de las tareas.
• Seguridad corporativa.

Zapier

Zapier consiste en una herramienta de automatización que conecta diversas aplicaciones como Slack, Mailchimp y Gmail. Esta integración permite automatizar una gran cantidad de tareas repetitivas sin la necesidad de depender de expertos ni emplear códigos.

Adaptable a la realidad y a las necesidades de los negocios, Zapier permite crear flujos de trabajo personalizados con apenas algunos clics.

De la misma manera que otras herramientas mencionadas en nuestro post, Zapier permite probar muchas funciones en carácter gratuito. Para eso, basta registrarse en su sitio.

¡Disfruta del poder de las herramientas de automatización!

La automatización de procesos configura una tendencia en el mundo de los negocios no solo por facilitar su ejecución, sino que también por fomentar su calidad, contribuir en gran medida para su eficiencia operativa y promover mejores resultados en términos financieros.

Para transformar digitalmente el negocio y tener éxito en el intento, una de las principales medidas es averiguar la reputación de los proveedores de herramientas en el mercado priorizando siempre los negocios que ofrecen soporte técnico, recursos de punta y un excelente costo-beneficio, como Hotmart.

Nosotros contamos con un ecosistema completo de herramientas que permiten a los Productores de Contenido crear productos digitales, difundirlos y venderlos donde más les guste.

Si la idea es desarrollar cursos, eventos y otros formatos que permitan enseñar una habilidad o capacitar a la audiencia, Hotmart brinda recursos y funciones de excelencia para que los emprendedores puedan estructurar su negocio encantando a las personas y asegurando un buen nivel de ingresos.

Además, nuestra plataforma proporciona otras soluciones increíbles para apalancar los negocios como Hotmart Club, HotPay, Hotmart Marketplace y más.

¡Conoce más sobre las herramientas de Hotmart y sorpréndete con su potencial!