Como escrever um e-mail: passo a passo para não errar!

Não importa se você já tem uma marca e precisa enviar uma newsletter regular para milhares de inscritos ou é um produtor iniciante que quer divulgar o lançamento de seu produto para o público. Saber como escrever um e-mail e transparecer profissionalismo é essencial para o sucesso.

E não estamos falando apenas de evitar erros gramaticais e ortográficos, que prejudicam o entendimento da mensagem e sua imagem. O e-mail é um canal de comunicação com características próprias e, portanto, exige cuidados bastante específicos.

Por isso, neste texto, vamos abordar os seguintes tópicos:

Índice

Por que é importante escrever um bom e-mail? Qual a forma correta de iniciar um e-mail? O que colocar em um e-mail? Como escrever um e-mail corretamente? Como escrever um e-mail pessoal? Como escrever um e-mail profissional e de vendas?

Se esse tipo de mensagem faz parte de sua estratégia de marketing, ou você quer apenas aprender como escrever e-mail, continue a leitura e confira as 15 dicas práticas que separamos para você criar excelentes conteúdos.

Por que é importante escrever um bom e-mail?

Não faz muito tempo, a morte do e-mail era dada como certa por muitas pessoas. Afinal, novos meios de comunicação começaram a aparecer e se popularizar, como as redes sociais e os aplicativos de mensagens.

Porém, o tempo passou e esse formato continua mais firme e forte do que nunca. Principalmente com tantas empresas usando o e-mail marketing para atingir clientes em potencial.

Nenhum consumidor adquire um produto ou serviço às cegas, sem nenhum tipo de informação. Todos buscam conhecer mais sobre as soluções que estão avaliando e a maneira como as marcas se comunicam pode influenciar na decisão de compra.

Para que você converse corretamente com seu público, é preciso falar a mesma língua que ele. Não adianta usar a norma culta do Português com um público composto por jovens, por exemplo.

Além disso, é importante conhecer a estrutura de um e-mail e como adequar seu discurso a ele. Assim, a sua mensagem fica mais atrativa, objetiva e tem mais chances de convencer os destinatários.

Qual a forma correta de iniciar um e-mail?

A forma ideal de iniciar um e-mail é se apresentando e explicando exatamente de onde você vem. Para quem trabalha e qual é o seu objetivo ao entrar em contato? Em seguida, você deve apresentar logo a sua proposta de valor, ou seja, o que tem para entregar como diferencial para o destinatário.

Mantenha sempre a cortesia, especialmente enquanto ainda está se apresentando ao cliente. A ideia é fazer com que ele se sinta confortável.

Por falar em iniciar um e-mail, outro elemento importante aqui é o assunto. Afinal, esse é o primeiro contato que ele tem com o seu conteúdo, não é mesmo? Você não deve, então, utilizar recursos muito comuns (apesar de negativos) para atrair a sua atenção.

Sim, assuntos chamativos são interessantes, mas eles precisam transmitir a verdade, elementos que realmente façam sentido para aquela sua proposta de valor. Sem isso, você pode até conseguir o clique e a abertura do e-mail, mas não vai conseguir estabelecer uma relação próxima com quem está do outro lado da mensagem.

O que colocar em um e-mail?

Apesar de ser visto como uma das formas mais antigas de se comunicar pela internet, o e-mail ainda é um canal de comunicação muito valioso. Especialmente por criar uma conexão mais direta com o interlocutor, é preciso sempre pensar em alguns elementos essenciais dentro dessa mensagem.

Por mais que alguns fatores impliquem em alterações do que vai ser apresentado ao destinatário no e-mail, é preciso entender que alguns elementos são essenciais. O primeiro deles é pensar em uma apresentação, ou seja, quem é você, para quem trabalha e o que tem a oferecer.

A proposta de valor deve ser clara em qualquer mensagem enviada. Seja uma oferta de um conteúdo rico da sua estratégia de marketing digital, seja para vender por e-mail. É preciso considerar exatamente o que vai ser feito e o que você espera que o destinatário faça.

Os famosos CTAs (Calls to Action ou, em português, chamadas para ação) também precisam estar presentes. Não importa qual é o objetivo principal, a ideia é que eles direcionem o leitor para aquele mesmo objetivo.

A ideia é se inscrever em um curso? Sem problemas. O objetivo é fazer com que ele leia um conteúdo? Também não tem nenhum problema. O importante, porém, é que o leitor saiba exatamente o que ele está encontrando e o que espera que seja feito após ler aquele texto completo.

Exemplo de e-mail mal escrito

Imagine que você tem um curso online, tudo bem? Agora está enviando um e-mail para a base de assinantes da sua newsletter para promover esse conteúdo.

Isso aqui é um exemplo do que você não deve fazer:

“Olá, NOME. Tudo bem?

Eu sou o [ NOME ] do Cursos Online XYZ e eu quero muito que você seja aluno do meu curso. Faça sua inscrição aqui:

[ CTA ]

Estou esperando a sua inscrição!”

Qual é o erro aqui? Simples, você nem mesmo explicou qual era o curso que estava vendendo. Qual era a oferta de valor e como o destinatário ficaria atraído por aquele CTA? Você simplesmente está pedindo para que ele se inscreva em um curso sem nenhuma contrapartida, sem nenhum benefício nítido do que deve ser feito.

Outro exemplo ruim de como escrever um e-mail:

“Olá, NOME, tudo bem?

Você vai mesmo perder essa oportunidade e ficar fora do meu curso sobre XYZ? As vagas já estão fechando, hein!

[ CTA ]

Estou esperando a sua inscrição!”

O que faria com que o destinatário se inscrevesse no curso? Provavelmente nada, não é mesmo? Esses dois exemplos já são suficientes para entender como não escrever um e-mail.

Como escrever um e-mail corretamente?

Como quase todo canal de comunicação, o mais importante é entender quem é o seu interlocutor. Para sermos mais didáticos, dividimos o texto em:

• dicas gerais;
• dicas para e-mails pessoais;
• dicas para e-mails profissionais e para vendas.

Agora que explicamos nossa metodologia, enfim podemos explorar as dicas.

Estruture seu e-mail previamente

Ao criar um e-mail, você deve organizar suas ideias antes de começar. Faça o famoso “começo, meio e fim”: uma introdução do assunto que você quer tratar, seu desenvolvimento e a conclusão.

Faça isso, primeiramente, distribuindo tópicos do que deseja escrever. Assim, desenvolva um parágrafo – tente ser curto! – para cada tópico. Vai ficar mais fácil para você detalhar sua ideia e das pessoas entenderem o que deseja.

E se você estiver aguardando uma resposta para o e-mail, crie uma oportunidade. Por exemplo:

• solicitando um retorno;
• com uma pergunta;
• afirmando que precisa da resposta para continuar o tema.

Voltando na estruturação de seu texto, verifique sempre como ele está formatado:

• use apenas uma fonte e um tamanho;
• marque em negrito apenas aquilo que achar que vale o destaque e evite ao máximo usar cores, a não ser que elas façam algum sentido em sua ideia.
• nunca faça um texto todo em caixa alta.

Seja sucinto

Lembre-se sempre de que as pessoas que vão ler o seu texto com certeza têm outras coisas para fazer além de checar a caixa de entrada. Por isso, seja objetivo.

Um texto muito extenso tem maior chance de fugir do assunto central. O destinatário pode não entender bem o propósito do texto e você perde tempo tendo que explicar, mais uma vez, o que deseja.

Caso seja realmente necessário criar um e-mail grande, tente usar tópicos que explorem de maneira sucinta o que tem a dizer cada ponto que você for abordar. Em cada um, faça no máximo dois parágrafos.

Lembrando que, quando você estiver respondendo um e-mail, se alguém te perguntou algo, você deve responder.

Nada de colocar informações demais, com a chance de fazer seu interlocutor não entender sua resposta e te achar confuso. Mais uma vez, para fixar: seja objetivo!

Escreva o assunto depois de terminar o e-mail

Com as caixas de e-mail sempre cheias, um assunto cumpre a difícil missão de se destacar em meio a tantos e chamar o destinatário para sua leitura. Por isso, faça-o ser direto e que não dê margem para falsos entendimentos.

A caixa de assunto só deve ser preenchida assim que você terminar todo o seu texto. Você deve sintetizar todo o conteúdo em uma frase e isso ser o tema da mensagem.

Mas cuidado! Ao deixar para preencher o assunto depois de escrever a mensagem, você corre o risco de deixá-lo em branco. E e-mails com assunto em branco costumam não ser lidos.

E atenção para palavras como “urgente” e “prioridade”. As pessoas já entendem que temas que requerem realmente mais atenção são tratados por meios mais rápidos, como telefone ou reuniões. Por isso, mensagens com essas palavras costumam ser ignoradas.

Seja claro

Antes de enviar seu e-mail, verifique cada palavra. Caso tenha dúvida em relação a algum termo, pesquise. Além de ser objetivo, você precisa ser claro. É por isso que o cuidado com cada frase é fundamental. Especialmente, com a norma culta da Língua Portuguesa.

Dependendo do objetivo e do perfil do interlocutor de seu e-mail, as gírias devem ser esquecidas. São usadas apenas para e-mails muito pessoais – sobre os quais falaremos em breve.

Dentro do trabalho, evite! Para clientes, tome cuidado!

Seja educado

Mais uma vez: seja sempre cordial com quem você fala por e-mail. Evite palavras ríspidas ou que podem dar essa interpretação. Também não escreva palavras em caixa alta, para não correr o risco de acharem que está “gritando”.

Não utilize também assuntos desnecessários que fogem do assunto e do ambiente de trabalho (o famoso: “te vi ontem em lugar tal”). Não perca o foco do que deseja tratar e dê respostas claras quando for necessário.

A linguagem que você está utilizando precisa ser adequada. As boas e velhas palavras mágicas nunca devem ser esquecidas, como “desculpe”, “por favor” e “obrigado”.

Deixe os destinatários por último

Mandar e-mails sem terminar de escrever, disparar mensagens em branco, para as pessoas erradas… tudo isso pode ser evitado se você preencher o campo “destinatário” por último.

Revise tudo o que você escreveu, veja se atendeu todas as dicas que demos até aqui e aí sim coloque os endereços das pessoas. Isso evita ter que mandar aquele velho “desconsidere o e-mail anterior” e passar por um embaraço desnecessário.

Cuidado com os erros de escrita

Embora já tenhamos falado sobre isso, não custa reforçar: evite, ao máximo, os erros de escrita. Isso inclui palavras repetidas, erros de digitação e gramática.

Não importa se a mensagem será enviada para um colega de trabalho ou para um amigo próximo. É muito importante revisar o que você escreveu antes de disparar o e-mail.

Dessa maneira, você garante que sua mensagem será compreendida corretamente e ainda causa uma boa impressão.

Como escrever um e-mail pessoal?

Como já dissemos, precisamos adaptar nosso jeito de escrever e-mails de acordo com o destinatário. Na hora de se comunicar com amigos ou familiares, uma linguagem mais extrovertida é válida.

Veja nossas dicas para estes casos!

Não seja muito formal

Você pode enviar um e-mail para qualquer pessoa hoje em dia. E a formalidade que você deve utilizar em seu texto deve estar de acordo com o grau de liberdade que você tem com seu destinatário.

Ainda que você tome certos cuidados com o jeito de tratar a pessoa a quem se escreve, não force muito uma formalidade. Isso pode fazer seu texto parecer muito impessoal e a pessoa pode não entender muito bem a sua mensagem.

Se achar necessário, brinque com emojis, abreviações e gírias, desde que não atrapalhem o que você quer falar.

Seja natural no jeito de escrever

Um e-mail mais pessoal não pode fugir muito de seu jeito de se comunicar. Não se preocupe em usar palavras que façam parte de seu dia a dia, ainda que fujam um pouco das normas da escrita formal.

Também não tente impressionar quando estiver escrevendo um e-mail para um amigo ou um parente. Use o vocabulário que usa normalmente em sua rotina.

Como escrever um e-mail profissional e de vendas?

Agora são as dicas mais importantes para aqueles que utilizam o e-mail para assuntos profissionais ou até para as vendas. Além de todas que já citamos, existem algumas mais específicas para o tema.

Veja quais são!

Escreva com mais formalidade

Aqui, já é o oposto da dica que demos lá no tópico 6. Você precisa estar atento à linguagem formal e ser cordial. Na hora de cumprimentar, certifique-se da melhor maneira de tratar seu destinatário. Esteja atento ao grau hierárquico envolvido entre você e os remetentes do e-mail. Demonstre respeito e evite abreviações e gírias.

Na despedida, a liberdade de mandar “beijos” ou “abraços fortes” a alguém que não seja próximo deve ser evitada. Na dúvida do que mandar, utilize o “cordialmente” ou “atenciosamente” (esqueça o “att.”!).

Formalize decisões de reuniões

Um e-mail é um documento importante para tomadas de decisões. Por isso, após uma reunião, certifique-se que tudo o que foi acordado seja relatado. Envie para quem participou do encontro e peça, com gentileza, que todos confirmem o recebimento.

Isso vale para conversas informais, marcações de reuniões ou o cumprimento de algum compromisso que você acertou com alguém.

Crie um gancho para prender o leitor

Aqui, pense um problema que pode ser aplicado ao público em geral. Desenvolva a introdução demonstrando que seu produto pode ajudar a solucionar ou ser A solução que ele procura.

Outro jeito bastante interessante é fazer perguntas ou instigar a curiosidade do leitor. Você pode usar expressões como “Como assim você…?”, “Saiba como” e “Sabia que…?”.

Chame o destinatário pelo nome

Você deve parecer próximo de seu cliente. Por isso, chame-o pelo nome quantas vezes achar necessário. O nome faz seu alvo se sentir mais próximo e criar mais afeição pela marca.

Quando for utilizar disparos automáticos, certifique que a ferramenta escolhida, como o MailChimp, preencha a saudação com o nome da pessoa. Esse recurso já é muito adotado e popular. Por isso, nada de esquecer esse detalhe ou fazer cumprimentos genéricos.

Deixe clara a ação que você espera do leitor

Seu e-mail deve ter um propósito. E o final de seu texto é o local onde você vai deixar isso claro: o chamado CTA – Call To Action ou o “chamada para a ação” em português.

É nesse momento que você deve levar seu leitor a seguir acompanhando seu conteúdo, a clicar em uma oferta, a compartilhar aquela mensagem… enfim.

Seja criativo nessa chamada e mostre como aquela ação pode ser importante para seu leitor. Um bom CTA é o gatilho ideal para aumentar seu tráfego ou mesmo determinar uma venda.

Tenha uma boa assinatura

Por fim, seu e-mail precisa ser fechado com chave de ouro, principalmente em caso de mensagens profissionais. E nada melhor que ter uma assinatura profissional bem estruturada e informativa.

A assinatura geralmente conta com nome, cargo, empresa e informações de contato, como e-mail e telefone, além de uma imagem como a logo da marca. Elas geram um impacto positivo, transmitem mais confiança e ajudam quem receber suas mensagens a conhecer um pouco mais sobre você.

Como você viu, o e-mail é um canal de comunicação extremamente eficiente e estratégico, mas precisa ser utilizado da maneira correta. Mensagens mal feitas podem prejudicar a compreensão do texto e até prejudicar sua imagem.

Por isso, é muito importante ser claro e objetivo na hora de escrever, além de estar atento a possíveis erros de digitação e gramática. Por fim, adaptar o tom e a linguagem de acordo com o destinatário é a chave para o sucesso.

Se você tem dúvidas sobre como escrever um e-mail e ainda quer melhores resultados, o que acha de se aprofundar nesse assunto? Confira outro dos nossos conteúdos e descubra como criar copys perfeitas para vender mais!